Model „Hub-and-spoke”, meta trendy, specjalne wyróżnienie dla krakowskiego projektu, nowy Protokół Globalnych Spotkań Stowarzyszeń – relacja z kongresu ICCA
Podczas pierwszego spotkania twarzą w twarz globalnego przemysłu spotkań stowarzyszeń od początku pandemii, ponad 1200 delegatów z 83 krajów spotkało się w pięciu miastach i na platformie wirtualnej. 60. Doroczny Kongres International Congress and Convention Association (ICCA), który odbył się w dniach 24-27 października 2021 r., przedstawił unikalny i rozbudowany program, który wyznacza nowe standardy wydarzeń biznesowych. Całe wydarzenie to ponad 100 godzin kontentu na żywo, obecność 120 światowej klasy prelegentów oraz 300 przedstawicieli wiodących międzynarodowych stowarzyszeń.
Stowarzyszenie ICCA to najbardziej licząca się organizacja przemysłu spotkań na świecie, która prowadzi największy zakres badań nad rynkiem konferencji stowarzyszeniowych i oferuje swoim członkom dostęp do bazy danych, która zwiera informacje o ponad 20 000 kongresach organizowanych na całym świecie. ICCA dyktuje nowe trendy konferencyjne, jej członkowie to liderzy opinii, którzy mają wpływ na rozwój światowego rynku kongresowego. Firmy członkowskie podzielone są ze względu na położenie geograficzne na Oddziały i ze względu na specyfikę swojej działalności na Sektory. Członkowie z Polski należą do Oddziału Europy Centralnej. Obecnie w Zarządzie ICCA zasiadają dwie przedstawicielki z Polski, Anna Górska, Doradca Zarządu w Symposium Cracoviense, reprezentująca Sektor Meetings Management oraz Marta Wiśniewska Kierownik sekcji ds. MICE w LOT Polish Airlines, reprezentująca Sektor Transport.
Pod hasłem „Naprzód ku naszej przyszłości” („Forward to our Future”) tegoroczny Kongres ICCA pokazał, czego delegaci mogą oczekiwać od spotkań biznesowych w przyszłości. Model „hub-and-spoke” obejmował wydarzenia na żywo w mieście będącym gospodarzem Kongresu tj. Cartagena de Indias w Kolumbii oraz pięciu Congress Hubs w Abu Dhabi w Zjednoczonych Emiratach Arabskich; w Paryżu, we Francji; w Nagasaki, w Japonii; w Seulu, w Republice Korei Południowej; i Johannesburgu w RPA. Delegaci mogli skorzystać z globalnego programu edukacyjnego i sesji dostosowanych do regionalnej branży wydarzeń w danym Congress Hubie.
Elastyczna rejestracja pozwalała na zmianę rodzaju rejestracji z osobistej na wirtualną do dwóch tygodni przed Kongresem bez ponoszenia dodatkowej opłaty. W rezultacie tegoroczny Kongres ICCA przyciągnął rekordową liczbę delegatów w czasie, gdy wielu wciąż boryka się z niepewnościami dotyczącymi podróżowania.
„Po ponownym otwarciu działalności w niektórych częściach świata widać wyraźnie, że nasza branża powraca szybciej niż oczekiwano, jeśli chodzi o organizowanie wydarzeń twarzą w twarz. Chociaż narzędzia i strategie będą nadal ewoluować, przewidujemy, że stowarzyszenia będą uwzględniać najlepsze praktyki i postęp technologiczny podczas przyszłych spotkań F2F. W związku z tym naszym celem podczas tego Kongresu było wytyczenie szlaku dla branży w kierunku naszej zrewidowanej przyszłości” – powiedział Senthil Gopinath, dyrektor generalny ICCA.
Główny element programu edukacyjnego nakierowany został na aktualne meta trendy, kształtujące branżę wydarzeń biznesowych i świat. Meta trendy są motorem zmian, które wpływają na trendy i megatrendy. Sesje panelowe zgromadziły ekspertów z różnych dziedzin i wiodących firm, takich jak McKinsey, Estée Lauder Companies Inc., autora bestsellerów Josha Linknera, chilijską aktywistkę Julię Martinez i wiele innych. Prelegenci przedstawili globalną i regionalną perspektywę poniższych trendów meta: innowacji; sprawności i współpracy; zrównoważonego rozwoju; kultury organizacyjnej; przyszłości pracy; wyboru konsumentów i wrażeń z wydarzenia; przyszłego pokolenia; różnorodności i integracji; budowania społeczności; oraz wpływu technologii.
„Perspektywy globalnej społeczności ICCA w obliczu obecnych wyzwań to optymizm, współpraca, elastyczność i otwartość na zmiany. Obecna sytuacja stworzyła przemysłowi spotkań okazję do ponownej oceny naszych podstawowych wartości i misji. Nadszedł czas, abyśmy odbudowali to, lepiej, a Kongres ICCA w 2021 r. udowodnił, że właśnie to robimy”, dodaje Gopinath.
Wyobrażenie sobie przyszłości wydarzeń podczas globalnej pandemii to jedno z największych wyzwań branży. Podczas kongresu ICCA w 2020 r. ICCA przedstawiła protokół z Kaohsiung, pokazujący strategiczne ramy naprawy, które pokierują globalną branżą spotkań i wydarzeń. Inicjatywa miała również na celu zidentyfikowanie istotnych trendów i strategii, które umożliwią rozwój międzynarodowej branży spotkań.
Na Kongresie ICCA w 2021 r. ogłoszono nowy Protokół Globalnych Spotkań Stowarzyszeń (Global Association Meetings Protocol) jako nową wersję Protokołu z Kaohsiung. Aby opracować dodatkowe wytyczne, ICCA przeprowadziła ankietę wśród swoich członków z tymi samymi pytaniami zadanymi w związku z Protokołem z Kaohsiung, aby określić, które priorytety uległy zmianie w ciągu ostatniego roku. Z badania wyłoniły się cztery kluczowe filary – zrównoważony rozwój, równość i dziedzictwo (legacy), rzecznictwo (advocacy) i polityka, planowanie i łagodzenie sytuacji kryzysowych oraz strategia dostosowania sektorów (sector alignment strategy). Dalsze wyniki badań będą dostępne wkrótce.
Tradycyjnie już podczas dorocznego kongresu ICCA ogłaszani są również laureaci nagród ICCA Best Marketing Award, GDS-Movement Sustainability Awards oraz Incredible Impacts Award.
W tym roku laureatem nagrody ICCA Best Marketing Award 2021 został Hybrid City Alliance. Przyznano również pięć specjalnych wyróżnień, z których dwa otrzymał projekt z Krakowa. Ta prestiżowa nagroda jest wyrazem uznania dla innowacyjności i przyszłościowego myślenia w tym bardzo wymagającym roku. Zwycięzcy zostali wybrani na podstawie wysokich wyników w kilku kategoriach, ocenianych przez panel jurorów, oraz głosów oddanych podczas Kongresu. Zwycięzcą został Hybrid City Alliance.
Pięć specjalnych wyróżnień otrzymali:
• W kategorii „Innowacja i Kreatywność”: Ljubljana Convention Bureau
• W kategorii „Badania i Uzasadnienie”: Abu Dhabi National Exhibitions Center
• W kategorii „Komunikacja”: Sarawak Convention Bureau
• W 2 kategoriach „Sukces w Realizacji Celów” oraz „ROI”: Centrum Kongresowe ICE Kraków.
Nagrody GDS-Movement Sustainability Awards wyróżniają każdego roku destynacje, które wykazują najlepsze wyniki związane ze zrównoważonym rozwojem. W tym roku gratulacje należą się Wonderful Copenhagen za GDS-Movement Innovation Award, Office du Tourisme & des Congres du Grand Lyon za nagrodę GDS Index Most Improved oraz Goteborg & Co za nagrodę GDS Index Leadership.
Od kilku lat BestCities Global Alliance wspólnie z ICCA prowadzi program grantowy “Incredible Impacts”, którego celem jest promocja dobrych praktyk w organizacji kongresów międzynarodowych stowarzyszeń, których realizacja wykracza poza tradycyjne schematy. W tym roku ICCA i BestCities Global Alliance uhonorowały trzy stowarzyszenia, które pozostawiły trwałe dziedzictwo zmian społecznych – nie tylko w przemyśle spotkań, ale w społecznościach na całym świecie.
Laureaci nagrody Incredible Impacts wyróżnieni podczas Kongresu to:
• European AIDS Clinical Society
• The Garden of Hope Foundation
• Women Deliver.
Oprócz bogatego programu merytorycznego, kongresowi towarzyszył również ciekawy program socjalny we wszystkich 5 lokalizacjach. W przyszłym roku to prestiżowe wydarzenie odbędzie się w dniach 13-16 listopada w Krakowie. W europejskim Congress Hub w Paryżu, w Polskiej Ambasadzie, odbyła się uroczysta kolacja, promująca to wydarzenie. Przed przyszłorocznym kongresem w Krakowie planowane jest również spotkanie Oddziału Europy Centralnej ICCA.
Autor: Anna Górska, Członek Zarządu ICCA – Meetings Management Sector, Doradca Zarządu Symposium Cracoveinse.
Zdjęcie nr 2 – Członkowie Zarządu ICCA obecnej i poprzednich kadencji w europejskim Congress Hub w Paryżu.
