Każdy przedsiębiorca, dyrektor który prowadzi hotel, doskonale zdaje sobie sprawę z tego, że jego funkcjonowanie wymaga ogromnej ilości zasobów i środków finansowych. Najwięcej wydatków dotyczy pensji personelu, zużywanych mediów i zapewnienia ciągłych dostaw towarów. Istnieje kilka sprawdzonych i praktycznych sposobów, dzięki którym można obniżyć wysokie koszty w budżecie hotelowym.
Podatek od nieruchomości niższy o 150 %
Pierwszą kwestią, która wymaga przeanalizowania, jest podatek od nieruchomości. Który kiedyś przy otwarciu hotelu został ustalony na podstawie danych z projektu budowlanego i nikt już do niego nie wraca, bo po co ;-). Podatek od nieruchomości jest istotnym elementem kosztowym działalności w branży hotelowej. Obciążenie podatkiem od nieruchomości występuje w biznesie hotelowym niezależnie od tego, czy podmiot prowadzący tego typu działalność jest właścicielem nieruchomości, czy też tylko najemcą. W pierwszym przypadku podatek płacony jest bezpośrednio przez właściciela nieruchomości, a w drugim najemca ponosi przynajmniej część tego ciężaru ekonomicznego, np. w cenie czynszu.
W nieruchomościach hotelowych głównym przedmiotem opodatkowania jest zwykle obiekt, ewentualnie grunt – w zależności od wielkości przyhotelowego terenu. Ustawa o podatkach i opłatach posiada własną definicję powierzchni użytkowej, która zakłada, że powierzchnię o wysokości od 1,40 m do 2,20 m zalicza się do powierzchni użytkowej budynku w 50%, a jeśli jest mniejsza niż 1,40 m, powierzchnia ta jest pomijana. Wykonanie odpowiedniego pomiaru może zmniejszyć należność podatku od nieruchomości.
Duże znaczenie ma także rodzaj oferowanych usług przez hotel. Zwykle kwota podatku powinna być taka, jaka dla działalności gospodarczej, czyli maksymalnie 23,03 zł za 1 mkw. Wystarczy jednak, że w budynku udziela się świadczeń zdrowotnych – masaży, kąpieli solankowych, borowinowych I stawka podatku maleje wówczas do 4,68 zł za 1 mkw. W efekcie w obiektach świadczących usługi rehabilitacyjne można opodatkować niższą stawką wszystkie pomieszczenia związane z działalności leczniczą, z których mogą korzystać kuracjusze – hotele, restauracje, spa, stołówki oraz baseny.
Hotelowe SPA a zabiegi zwolnione z VAT
Zgodnie z pismem Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 17 marca 2017 roku działalność SPA i prowadzone zabiegi mogą być zwolnione z VAT. 8 % stawka podatku występuje wtedy, gdy właściciel lokalu wynajmuje go bezpośrednio najemcom. Warto także pamiętać, że zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 19 ustawy o VAT usługi, które świadczy się w ramach prowadzonego SPA i polegają na wykonywaniu przez fizjoterapeutów masażu leczniczego, relaksacyjnego, klasycznego, służącego profilaktyce, przywracaniu lub poprawie zdrowia, są zwolnione z opodatkowania VAT. Usługi świadczone przez osoby nieposiadające wykształcenia objęte są natomiast podatkiem VAT w wysokości 23%.
Wdrożenie elementów rachunkowości USALI
Innym pomysłem, który pomaga efektywnie zarządzać budżetem hotelu jest wdrożenie elementów USALI i stosowanie zasady „przychody i koszty według działów”. USALI jest coraz popularniejszym sposobem rachunkowości zarządczej i narzędziami pozwalającymi efektywniej zarządzać hotelem. Idealnym rozwiązaniem, które pomaga ukazać kondycję hotelu z perspektywy właściciela, jest przeanalizowanie wskaźników poszczególnych elementów majątku. Więcej o wskaźnikach hotelowych pisałem tutaj – jak ocenić kondycje obiektu hotelowego?
Księgowość w hotelu z użyciem standardów USALI pozwala na szybkie i łatwe określenie rentowności działalności – usługi noclegowej, gastronomii, a nawet udostępnienia parkingu. USALI powoduje, że menedżer może nieustannie monitorować zmiany sytuacji i dopasowywać ceny. System USALI pozwala w łatwy sposób identyfikować źródła kosztów oraz ich redukcję.
Warto stosować zasadę przypisywania przychodów i kosztów według działów, np. w przypadku działu gastronomii stosuje się dwie wersje prowadzenia USALI. Pierwsza polega na comiesięcznej inwentaryzacji magazynów żywnościowych i magazynów napojów. Po uzyskaniu wyników na koniec miesiąca dokonuje się wyliczenia zużycia surowca. W wersji drugiej prowadzi się kompleksową gospodarkę materiałową przy wsparciu programów magazynowych. Inwentaryzacja jest działaniem kontrolnym, korygującym stany magazynowe i służącym do rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych.
Remanent comiesięczny i roczny
Trzeba przeprowadzać remanenty co miesiąc i co rok. Warto aby przy takich czynnościach była osoba, które nie jest związana z konkretnym działem czy magazynem. Każdy podatnik, który prowadzi księgę przychodów i rozchodów ma obowiązek sporządzenia na koniec roku podatkowego remanentu końcowego – spisu z natury. Spis ten trzeba przeprowadzić, nawet jeśli jego wartość jest „zerowa”. Remanent końcowy staje się także remanentem początkowym, który sporządza się na dzień 1 stycznia kolejnego roku podatkowego. Podatnicy, którzy sporządzili remanent na koniec poprzedniego roku podatkowego, nie mają więc obowiązku sporządzania remanentu początkowego. W takiej sytuacji zamiast spisu z natury na dzień 1 stycznia roku podatkowego do księgi wpisuje się remanent końcowy na dzień 31 grudnia poprzedniego roku podatkowego.
Umowy o pracę 80 / 20%
Aby zoptymalizować koszty przy pracownikach zatrudnionych w hotelu, warto stosować także umowy o pracę 80 / 20%. Polegają one na wypłaceniu wynagrodzenia w 80% jako umowę o pracę, a resztę w formie premii jakościowej, która jest jasno i transparentnie opisana i niezależna od uznania. Jest to praktyka z pozoru wątpliwa ale wszystko zależy od kultury organizacyjnej firmy i jakości współpracy wewnętrznej z zespołem. Jeśli system działa właściwie to takie zapisy działają motywująco i negują osoby, które wykonują swoją pracę nienależycie.
Posiłki pracownicze nabijane na system gastro
Legendy krążą o wynikach food costowych szefów kuchni a nie raz się zastanawiam jak można takich szefów rozliczać, skoro surowiec schodzi na obiady dla pracowników a w systemie nie ma po nich śladu? Program gastro umożliwia sprawne zarządzanie gospodarką magazynową restauracji. System pozwala kontrolować aktualny stan zasobów, opierając się na dokumentach zakupu lub wykonywanej sprzedaży. W module gastro można skonfigurować każdy rodzaj promocji np. menu pracownicze. Dzięki temu pracownicy mogą skorzystać z menu przygotowanego dla nich wg właściwych kwot i wycen, a wszystkie informacje bedą widoczne na raportach.
Comiesięczne sprawdzanie storno, reprezentacji i punktów sprzedaży
Sprawdzanie co miesiąc storno, reprezentacji i punktów sprzedaży znacznie eliminuje ryzyka nadużyć i ryzyk w comiesięcznych rozliczeniach. Prawidłowa klasyfikacja kosztów poniesionych na reprezentację i punkty sprzedaży jest bardzo istotna dla ustalenia budżetu. Storno to natomiast zapisy anulujące niepoprawną operację księgową – warto sprawdzać co jest jej powodem ;-). Rozwiązanie to koryguje błędy księgowe i polega na usunięciu ich wpływu na finalne saldo konta, a w niektórych przypadkach też na obroty. Nie wykonuje się przy tym skreślenia mylnego zapisu.
Zewnętrzna pralnia – ważenie mokrej pościeli
W przypadku zewnętrznej pralni hotelowej niewątpliwą zaletą w niektórych przypadkach są niższe koszty związane z brakiem konieczności zakładania nowej inwestycji lub renowacją istniejących urządzeń. Podstawę opłacalności stanowi jednak nadzór nad efektywnym systemem ważenia. Czasem pralnie wpisują wartość do zapłaty za wyprany towar, jako elementów ważonych po wypraniu – a więc z wodą. Taki ciężar będzie o wiele większy, niż waga faktyczna.
Prowizje dla działu sprzedaży – od zysku, a nie przychodu
Aby atrakcyjny system premiowy stał się maszyną napędzającą sprzedaż i budującą wśród pracowników chęć osiągnięcia premii oraz lojalność wobec firmy, warto stosować odpowiednie prowizje. Prowizja od zysku to wynagrodzenie, które pracownik uzyska po odliczeniu wszystkich kosztów dotyczących realizacji umowy. Pracodawcy mogą pozwolić sobie na dużo wyższe progi procentowe, ponieważ dzielą się realnym zyskiem od eventu. W przypadku prowizji od przychodu to kwota uzyskana od wartości na umowie, bez uwzględnienia kosztu firmy. Jest więc zwykle dużo niższa niż prowizja od zysku. Pracodawca bierze w takim wypadku na siebie również ryzyko niezapłaconej faktury, bądź zwrotu 100% zapłaty ze względu na niedotrzymanie warunków umowy.
Jest jeszcze jeden aspekt. Realnie niższe koszty organizacji eventów bo bezpośrednio wpływają na wynagrodzenia działu. Idąc tym tropem dalej – budują kulturę oszczędności i odpowiedzialności za wyniki całego obiektu.
Przyjęcie towaru na kuchnię – kopia zamówienia vs faktura vs dostawa
Praktyka hotelowych kuchni pokazuje, że nie zawsze towar zamówiony i widniejący na fakturze przy dostawie, został dostarczony. Nie raz spotkałem się z sytuacją, iż przyjęcie towaru na kuchni od dostawcy polegało na pytaniu: wszystko jest tak jak Szef chciał? TAK 😉 A później krótkie terminy przydatności, złe kilogramy, braki towaru a już wisienką na torcie jest inna cena towaru niż ustalona w umowie 😉
Jak próbować się zabezpieczyć? Kopia zamówienia do firmy, przekazywana do odbierającego ze strony hotelu i przy odbiorze weryfikacja wagi towaru, składowych oraz dat ważności. Z mojej praktyki wychodzi, że co 2-3 dostawa z racji dużej rotacji personelu u dostawcy zawiera masę błędów na skromne kilkaset złotych.
O autorze:
Maciej Straus – przedsiębiorca z branży turystycznej, analityk hotelowy i inwestor skupiony na mobilności. Swoją działalnością edukacyjną pomaga innym podejmować szybciej właściwe decyzje. Skupia się na rozwijaniu efektywności sprzedaży i analizie wskaźników rentowności biznesu.
W codziennej pracy stosuje model zarządzania przez wartości. Angażuje się w projekty społeczne. Obecnie zarządza marką hotelu Afrodyta**** Business &SPA pod Warszawą oraz współpracuje z hotelami w zakresie analityki zarządczej. Partner w motohome.pl –spółce zajmujące się wynajmowaniem vankamperów. Aktywny członek Izby Gospodarczej Hotelarstwa Polskiego oraz Polskiej Federacji Campingu i Caravaningu. Wykłada na Akademii Leona Koźmińskiego w Warszawie oraz Akademii Humanistyczno-Ekonomicznej w Łodzi. Absolwent Uniwersytetu SWPS w Warszawie oraz Szkoły Liderów – programu Polsko-Amerykańskiej Fundacji Wolności.
