Organizacja eventu to spore wyzwanie nie tylko dla osoby oddelegowanej do tego zadania przez firmę, ale także dla obiektu, w którym jest on organizowany. Niejednokrotnie trzeba wziąć pod uwagę wiele zmiennych, a przy tym dopracować plan wydarzeń niemal co do minuty.
W hotelach najczęściej odpowiedzialna jest za to osoba pracująca w Dziale Sprzedaży. To ona zajmuje się klientem od samego początku, czyli od przedstawienia oferty, poprzez dogranie szczegółów zamówienia, aż po nadzorowanie pracy personelu obiektu podczas odbywającego się eventu. Często jednak zdarza się tak, że taki pracownik ma na głowie organizację kilku różnych imprez, a do tego otwarte rozmowy na temat realizacji kolejnych zamówień. Nie zawsze jest więc w stanie w pełni skupić się na konkretnym wydarzeniu, które właśnie ma miejsce.
Istnieje jednak sposób na to, aby klient organizujący dany event był w pełni objęty opieką przedstawiciela hotelu i miał możliwość stałego kontaktu z osobą skupioną właśnie na jego wydarzeniu.
Event manager w hotelu
Niewiele obiektów w naszym kraju posiada stanowisko Event Managera. Kojarzy się ono bardziej z firmą eventową, która organizuje różnego rodzaju atrakcje dla firm, czy zorganizowanych grup. Istnieją jednak hotele, które postawiły na wysoką jakość obsługi także segmentu Gości MICE.
Przykładem jest tutaj Airport Hotel Okęcie, w którym Event Manager przejmuje opiekę nad klientem od Działu Sprzedaży zaraz po podpisaniu umowy. Ustala z nim wszelkie szczegóły dotyczące planowanego wydarzenia, takie jak ustawienie sali konferencyjnej lub szkoleniowej, wybór menu, ustalenie godzin poszczególnych części planowanego eventu, czy rozmieszczenie Gości w pokojach. Dzięki temu, że nie musi myśleć o otwartych tematach sprzedażowych, może w pełni skupić się na potrzebach i obawach klienta. A to sprawia, że planowane wydarzenia są dopięte na ostatni guzik, a organizator jest w pełni spokojny o jego przebieg.
Co więcej, praca Event Managera nie kończy się tylko na planowaniu i przygotowaniach. Jest także obecny podczas trwającego eventu i na bieżąco odpowiada na prośby lub uwagi klienta.
Dzięki takiemu podejściu do Airport Hotel Okęcie zgłasza się coraz więcej firm, chcących właśnie tam zorganizować ważne dla siebie eventy: szkolenia, konferencje, czy bankiety. Wiedzą bowiem, że będą one zorganizowane na najwyższym możliwym poziomie.
Istnieje jeszcze jedna pozytywna kwestia związana z obecnością stanowiska Event Managera w obiekcie. Dział Sprzedaży, odciążony z konieczności przygotowywania i doglądania wydarzeń, może w pełni skupić się na swoim podstawowym zadaniu, a co za tym idzie, ofertować lepiej i skuteczniej.
A kiedy Dział Sprzedaży i Event Manager tworzą zgrany zespół, działają o wiele wydajniej i stają się hotelową ekipą do zadań specjalnych.
Airport Hotel Okęcie**** działa od 2001 roku i mieści się w Warszawie, 800. metrów od lotniska, przy ul. Komitetu Obrony Robotników 24. Posiada 263 pokoi, z 515 miejscami noclegowymi. Hotel specjalizuje się w ofercie biznesowej, MICE, dysponuje imponującym centrum konferencyjno-eventowym, na które składa się: 17 sal konferencyjnych o powierzchni 2200 m2. Jego znakiem rozpoznawczym jest doskonała kuchnia, której specjałów kosztować można w pięciu punktach gastronomicznych: restauracjach, barach i czekoladziarni, rozlokowanych w różnych częściach hotelu. Do dyspozycji Gości ponadto są Centrum fitness oraz Centrum Wellness, bezpłatny Shuttle bus na lotnisko i z powrotem.
Infrastruktura, zaplecze, wyposażenie hotelu, a także zgrany zespół profesjonalistów wykonujących swoją pracę z pasją, umożliwiają realizację każdego wydarzenia biznesowego. Strona www: https://airporthotel.pl/
