Dobry audyt finansowy to klucz do prawidłowego funkcjonowania restauracji. Pozwala on na rzetelną ocenę kondycji finansowej Twojego biznesu, identyfikację potencjalnych problemów i wyznaczenie kierunków dalszego rozwoju. Przeprowadzenie audytu krok po kroku zapewni Ci kompleksowy obraz sytuacji i pozwoli na podjęcie trafnych decyzji biznesowych.
Okresowy audyt finansowy daje możliwość całościowego wglądu w funkcjonowanie restauracji. Taka kontrola służy m.in. temu, aby wyodrębnić działania, które nie przynoszą oczekiwanych zysków, a także poprawić działania, które są dobre, ale mają niewykorzystany potencjał. Musisz jednak pamiętać, że finanse powinny być pod kontrolą przez cały czas, aby móc na bieżąco podejmować trafne decyzje biznesowe i szybko reagować na ewentualne problemy. Świetnym sposobem na to może być korzystanie z systemu zarządzania restauracją cheff.it, który na bieżąco wylicza wszystkie kluczowe wskaźniki finansowe; daje możliwość budowania magazynu i kontrolowania food cost oraz baverage cost oraz szereg funkcji, które pomagają prowadzić biznes gastronomiczny z maksymalną efektywnością.
Jeśli jednak planujesz przeprowadzić audyt samodzielnie, warto odpowiednio się do niego przygotować.
1. Zgromadzenie dokumentów finansowych
Pierwszym krokiem jest zebranie wszystkich niezbędnych dokumentów finansowych za okres, którego będzie dotyczył audyt. W zależności od specyfikacji danego lokalu lista potrzebnych materiałów może być różna. Najczęściej będą to jednak:
A. Dokumenty księgowe:
– rachunki bankowe (wyciągi, potwierdzenia przelewów),
– faktury zakupu i sprzedaży (w tym faktury za towary, materiały, usługi),
– księga rachunkowa (jeśli restauracja prowadzi pełną księgowość),
– sprawozdania finansowe (bilans, rachunek zysków i strat, rachunek przepływów pieniężnych),
– deklaracje podatkowe (PIT, CIT, VAT),
B. Dokumenty kadrowe:
– umowy o pracę,
– listy płac,
– ZUS,
C. Dokumenty związane z umowami:
– umowy z dostawcami,
– umowy najmu,
– umowy o świadczenie usług,
D. Dodatkowe dokumenty:
– koncesje i zezwolenia,
– polisy ubezpieczeniowe,
– inne dokumenty istotne dla działalności restauracji.
2. Analiza przychodów i kosztów
Dokładna analiza przychodów i kosztów stanowi kluczowy element audytu Twojej restauracji. Obejmuje ona badanie trendów sprzedaży w różnych okresach (miesiące, kwartały, lata) w celu identyfikacji sezonowości i czynników wpływających na poziom obrotów. Ważna jest również analiza struktury Twojej sprzedaży, czyli udziału poszczególnych dań i napojów w łącznej sprzedaży, a także średniego paragonu.
Po stronie kosztów analiza skupia się na ich strukturze, podziale na kategorie (np. żywność, napoje, wynagrodzenia, media) i identyfikacji obszarów generujących największe wydatki. Istotne jest również porównanie Twoich kosztów z cenami rynkowymi oraz analiza wskaźnika zużycia surowców.
Szczegółowa analiza pozwala na zidentyfikowanie obszarów, w których możesz zoptymalizować zarówno przychody, jak i koszty, aby zwiększyć rentowność restauracji. Przykładowo, możesz zmodyfikować swoje menu, eliminując dania o niskiej marży lub niskim popycie, a także negocjować ceny z dostawcami lub szukać tańszych alternatyw. Możesz również rozważyć optymalizację zużycia surowców i wdrożenie procedur oszczędzających energię i wodę.
3. Zbadanie marży
Dokładna analiza marży brutto i netto stanowi fundament rzetelnej oceny rentowności każdego produktu i dania w Twojej ofercie. Posłuży Ci ona jako punkt wyjścia do dalszych działań, ukierunkowanych na optymalizację cen i receptur, a tym samym na zwiększenie zysków Twojej firmy.
Obliczanie marży brutto polega na zdefiniowaniu ceny sprzedaży i określeniu kosztu wytworzenia. Cena sprzedaży to ustalona cena, po której produkt lub danie jest oferowane klientom, podczas gdy koszt wytworzenia to suma wszystkich bezpośrednich kosztów związanych z produkcją, takich jak surowce, materiały, robocizna i bezpośrednie koszty pośrednie. Marżę brutto oblicza się za pomocą wzoru:
Marża brutto = (Cena sprzedaży – Koszt wytworzenia) / Cena sprzedaży * 100%.
Natomiast do uzyskania pełnego obrazu rentowności konieczne jest uwzględnienie również pozostałych kosztów prowadzenia działalności. Do kosztów wytworzenia należy dodać koszty pośrednie, takie jak czynsz czy marketing, koszty ogólnego zarządu oraz podatki. Marżę netto oblicza się stosując wzór:
Marża netto = (Cena sprzedaży – Koszty całkowite) / Cena sprzedaży * 100%.
Dokonując analizy porównawczej marży brutto i netto dla różnych produktów i dań, można łatwo zidentyfikować te, które generują niską rentowność. W przypadku produktów o niskiej marży można rozważyć podniesienie ceny, zmianę receptury w celu obniżenia kosztów wytworzenia lub zmianę strategii marketingowej, skupiając się na promocji produktów o wyższej marży lub zwiększeniu sprzedaży produktów o niskiej marży poprzez pakiety promocyjne.
4. Analiza rentowności
Przeprowadź analizę rentowności restauracji, aby ocenić jej zdolność do generowania zysku. Oblicz wskaźniki rentowności, takie jak ROI (wskaźnik zwrotu z inwestycji i ROS (wskaźnik rentowności sprzedaży). Porównaj je z wynikami innych restauracji w branży, aby ocenić pozycję konkurencyjną Twojego biznesu.
5. Analiza płynności finansowej
Płynność finansowa jest kluczowa dla zapewnienia bieżącej działalności restauracji. Dokonaj analizy wskaźników bieżącej oraz szybkiej płynności. Oceń, czy restauracja posiada wystarczające środki pieniężne na pokrycie bieżących zobowiązań.
6. Sprawdzenie zgodności z przepisami
Audyt finansowy powinien również obejmować sprawdzenie zgodności z obowiązującymi przepisami, w tym z wymogami prawnymi i podatkowymi. Dokonaj przeglądu dokumentacji pod kątem formalnych błędów i upewnij się, że restauracja spełnia wszystkie obowiązki, które nakłada na nią obowiązujące prawo.
7. Wnioski i raportowanie
Na podstawie przeprowadzonych analiz sformułuj wnioski i zalecenia dotyczące dalszego funkcjonowania restauracji. Przygotuj raport z audytu, który będzie zawierał informacje o kondycji finansowej Twojego biznesu, zidentyfikowanych problemach i potencjalnych zagrożeniach. Zawrzyj w nim również informacje o tym, jakie kroki należy podjąć, aby naprawić ewentualne nieprawidłowości lub ulepszyć obszary, w których jest to możliwe.
Podsumowanie
Przeprowadzenie audytu finansowego to doskonała okazja do oceny kondycji finansowej restauracji i zidentyfikowania obszarów wymagających poprawy. Regularne audyty pozwolą Ci na bieżąco monitorować sytuację finansową Twojego biznesu i podejmować trafne decyzje biznesowe, które zapewnią jego stabilny rozwój.
Pamiętaj, że audyt finansowy to nie tylko kontrola, ale również narzędzie do doskonalenia Twojej restauracji. Wykorzystaj jego potencjał, aby zbudować silny i rentowny biznes gastronomiczny.
Do przeprowadzenia tego typu kontroli możesz zaangażować zewnętrzną firmę audytorską lub dokonać jej samodzielnie. Ważne jest, aby osoba przeprowadzająca audyt posiadała odpowiednią wiedzę i doświadczenie w branży gastronomicznej. Po zakończeniu audytu omów jego wyniki z zespołem zarządzającym restauracją i wdróż zalecane zmiany.
