Żaden biznes nie powiedzie się jeśli nie będziesz kontrolował swoich kosztów. Jesteś w stanie zarabiać, nawet jeśli Twoja restauracja na razie nie robi milionowych obrotów – sęk w tym, że musisz bardzo mocno zwracać uwagę na koszty!
Rzetelna analiza wydatków co miesiąc daje Ci obraz w jakiej kondycji znajduje się Twój biznes i co musisz zrobić, żeby tę kondycję poprawić. Łatwo powiedzieć!
Czym zatem jest ta rzetelna analiza kosztów, o którą się rozchodzi?
Przede wszystkich musisz wiedzieć, że sam (nawet bardzo wysoki) obrót nie zapewni Ci sukcesu. Rentowność restauracji to przychody – koszty. W teorii dość proste prawda? Tylko w praktyce okazuje się, że koszty często „zjadają” zyski, jeśli dołożymy do tego sezonowość branży to okaże się, że restauracji nie warto otwierać, bo nie da się na niej zarobić. A jednak są restauracje, które radzą sobie świetnie, a ich właściciele wypoczywają w ciepłych krajach 4 razy do roku. Co zrobić, żeby móc planować wakacje tak często?
Po pierwsze: zacznij rzetelnie i skrupulatnie notować wszystkie swoje wydatki, ale wszystkie bez wyjątków!
Po drugie: oddziel swoje prywatne zakupy od zakupów firmowych (jeśli dla swoich prywatnych celów używasz firmowej karty)
Po trzecie: odpowiednio pogrupuj wydatki, aby wiedzieć w jakich obszarach ile wydajesz. Przykładowe kategorie, które będą Ci pomocne to: Koszt surowca (food cost), Koszty pracownicze, Koszty stałe, Koszty inwestycyjne. Główne kategorie rozbij na mniejsze podkategorie, żebyś dokładnie wiedział z czego wynikają liczby i procenty i mógł wyciągać poprawne wnioski z analizy danych.
Po czwarte: ustal stosunek wydatków w poszczególnych kategoriach do przychodów. Rób to co miesiąc, abyś mógł wyniki porównywać i zestawiać.
Bardzo przydatnym prostym i niewymagającym inwestycji programem do kontroli kosztów są po prostu arkusze MS Excell. Warunkiem powodzenia tego przedsięwzięcia jest fakt, że wszystkie dane będziesz wprowadzał skrupulatnie i nie będziesz niczego pomijał (w przeciwnym wypadku analiza nie będzie rzetelna).
Często właściciele restauracji myślą, że cała księgowość potrzebna im do prawidłowego zarządzania restauracją ogranicza się do przekazania dokumentów do biura rachunkowego. Nic bardziej mylnego! Z tego co dla restauracji robi księgowa nie da się wyciągnąć wniosków, dzięki którym będziemy wiedzieć jakie obszary kosztów wymagają pracy. Mało tego, jeśli nie prowadzisz miesięcznych analiz trudniej jest Ci wykryć nieprawidłowości w funkcjonowaniu restauracji – w tym nadużycia ze strony personelu.
Pamiętaj – nie tylko niski Food cost jest w stanie zapewnić Ci duże zyski. Są restauracje z wysokimi przychodami, niskim food costem i miernym zyskiem, ale są też takie z umiarkowanymi przychodami, średnim food costem i wysokim zyskiem. Wierzę, że wolałbyś być w tej drugiej grupie! Restauracja oprócz tego, że jest dla jej właściciela wizytówką i miarą prestiżu to musi zarabiać. Zachęcamy do prowadzenia miesięcznych analiz, które pokazują w jakim miejscu biznesowo znajduje się lokal oraz nad czym należy pracować, aby osiągać wyższe zyski.
Autorką tekstu jest Małgorzata Bednarz, związana z branżą gastronomiczną od 15 lat. Obecnie prowadzi firmę MWM PARTNERS, której misją jest pomaganie restauratorom w osiąganiu coraz wyższych zysków i satysfakcji z prowadzenia restauracji. Z sukcesem analizuje raporty wielu restauracji i doradza im jak zwiększyć rentowność opierając się na kluczowych wskaźnikach. Jej programy naprawcze wyciągnęły niejedną restaurację z kryzysu. Jako certyfikowany coach prowadzi także merytoryczne szkolenia dla kadry zarządzającej sektora HoReCa. Prywatnie uwielbia spędzać czas z uśmiechem w towarzystwie rodziny i przyjaciół.
