Branża hotelarska przygotowuje się do kolejnego letniego sezonu. Hotelarze zauważają jednak, że turyści są bardzo ostrożni – nie planują, a podejmują spontaniczne decyzje o wyjazdach. Podkreśla się również, że bardziej zwracają także uwagę na koszty i na to co wybrany obiekt ma do zaoferowania. Jak przygotować swoje usługi i usprawnić najważniejsze procesy administracyjne, które pozwolą maksymalizować zyski i uniknąć ludzkich błędów?
Obsługa gości – ilość i jakość
Rosnąca konkurencyjność na rynku hotelarskim zmusza wielu przemodelowania swoich usług i skierowania większej uwagi na obsługę gości. Według najbardziej aktualnych trendów branża stara się niemal całkowicie wyeliminować tradycyjne procesy administracyjne i realizować je za pomocą internetowych narzędzi. Usprawnieniu podlega również sama obsługa na miejscu, gdzie do komunikacji z gośćmi używa się dedykowanych aplikacji lub samoobsługowych kiosków. Tego typu innowacje technologiczne zapewniają nie tylko pozytywne doświadczenia, ale przede wszystkim usprawniają funkcjonowanie całego obiektu. Lepsza kontrola, sprawna administracja i szybka obsługa – to podstawowe zalety takiego wdrożenia.
Sprawniejsza recepcja
Recepcja to miejsce, w którym goście realizują najważniejsze sprawy związane z meldunkiem i realizacją usług hotelarskich. Recepcjonista wykonuje się jednak wiele innych, ważnych zadań. Należą do nich – telefoniczna obsługa zapytań, organizacja pobytów grupowych, przyjmowanie bieżących zamówień i życzeń gości.
Przy dużym, sezonowym obłożeniu przeciążona recepcja nie spełni wszystkich oczekiwań gości. Może to skutkować zarówno niską satysfakcją z realizowanych usług, jak i utratą potencjalnych klientów, którzy nie mogąc się połączyć zrezygnują z rezerwacji. Rozwiązaniem, które nie tylko usprawnia pracę ale przede wszystkim przyspieszy funkcjonowanie hotelowej recepcji jest profesjonalne oprogramowanie hotelowe. Jego najważniejszymi elementami są:
- sprawne zarządzanie rezerwacjami. Personel mając dostęp do kartotek gościa może zaproponować mu ten sam pokój, taką samą cenę, wystawić fakturę czy potwierdzić rezerwację internetową,
- elektroniczna karta meldunkowa – pozwala ograniczyć do niezbędnego minimum kwestie związane z przetwarzaniem danych osobowych. Dzięki prostemu rozwiązaniu możemy jednym podpisem uzyskać zgodę na przetwarzanie danych bez konieczności wypełniania skomplikowanych formularzy,
- dzięki prostej, przeglądarkowej aplikacji nasi goście mogą samodzielnie wykonać operacje meldunku i opłacenia pobytu. Po dokonaniu rezerwacji na naszej stronie otrzymują indywidualny link, który umożliwia im uzupełnienie danych w dowolnym czasie i miejscu,
- samoobsługa – jest realizowana za pomocą multimedialnego kiosku, który nie tylko rozładuje kolejki w godzinie szczytu, ale także obsłuży obcojęzycznych klientów, udzieli ważnych informacji, a nawet pozwoli dokonać zmian w rezerwacji czy zamówić dodatkowe usługi.
Szybsza i sprawniejsza komunikacja wewnętrzna
Przy dużym obłożeniu i rotacji gości najważniejsza jest sprawna obsługa i szybkie zarządzanie dostępnymi pokojami. Tradycyjna komunikacja oparta na formularzach czy bezpośrednim zgłaszaniu statusu pokoi do recepcji może nie tylko zaburzać pracę obiektu, ale także wpływać na utratę zysków. W tym przypadku dużym usprawnieniem będzie aplikacja Staff Helper, która umożliwia:
- błyskawiczne rejestrowanie statusu pokoi. Po każdym odświeżeniu pokoju personel może natychmiast zmienić jego status i zgłosić jego gotowość do przyjęcia gości,
- usterki i awarie – aplikacja umożliwia rejestrowanie wszelkich uwag dotyczących kondycji pokoi wraz ze śledzeniem postępu ich rozwiązania,
- komunikator – umożliwia bieżącą komunikację między pracownikami. Narzędzie sprawdzi się nie tylko w codziennych obowiązkach, ale przede wszystkim przy dużym obłożeniu czy obsłudze pobytów grupowych.
Usługi i zamówienia na wezwanie
Wysoki sezon to czas maksymalizacji zysków. To właśnie w tym okresie warto rozbudować ofertę obiektu tak, aby możliwie najwięcej potrzeb nasi goście realizowali w obrębie obiektu. Sprawną i szybką realizację dodatkowych zamówień zapewni przede wszystkim profesjonalny program hotelowy, który pozwoli na:
- rejestrowanie wszystkich typów sprzedaży w takich miejscach, jak bufet śniadaniowy, bar, restauracja czy obsługa grup. Zbieranie wszystkich zamówień w jednym miejscu zagwarantuje pełną sprawność, dostępność oraz szybkość obsługi,
- bezgotówkowe rozliczenie i przypisywanie zamówień do konkretnych rachunków.
Chcąc przyspieszyć działanie hotelowej gastronomii w czasie wysokiego sezonu warto pomyśleć o specjalnej aplikacji dla kelnerów, którzy z wykorzystaniem mobilnych urządzeń sprawniej obsłużą zamówienia w hotelowej restauracji oraz:
- szybszej wyślą zamówienia na kuchnię,
- obsłużą różne części obiektu – ogródek zewnętrzny, salę główną czy hotelowy foyer,
- a także zwiększą rotację stolików.
Nowe technologie potrafią usprawnić funkcjonowanie obiektów hotelowych w wielu aspektach działalności. Wdrożenie chociaż kilku powyższych rozwiązań z pewnością wpłynie zarówno na samą szybkość obsługi, a co za tym idzie również wyższą ocenę obiektu. Może się więc okazać, że inwestycja na lata zwróci się z nawiązką już po pierwszym sezonie użytkowania.
