Paweł Brandys, manager MojeKonferencje.pl, rozmawiał z Jakubem Ryfą, CEO JOYevent.pl, agencji, która od lat wspiera firmy w produkcji oraz organizacji wydarzeń.
Panowie rozmawiali na temat zmian, jakie zaszły w branży eventowej, a także o prognozach na przyszłość. Prezentujemy Wam efekt tej rozmowy.
Paweł Brandys: Dzień dobry Panie Jakubie. Czy możesz Nam opowiedzieć o zmianach, które zaszły w agencji JOYevent.pl w 2020 roku?
Jakub Ryfa: Dzień dobry. Przede wszystkim mamy posprzątane magazyny, porządki w szablonach ofert, mnóstwo nowych programów eventowych, porządki w dokumentach i nauczyliśmy się pracować zdalnie na home office. Ale najważniejszą zmianą to zmiana oferty i ukierunkowanie jej na programy online. Zaraz na początku pandemii stworzyliśmy także nową strefę eventową w zabytkowej części stoczni w Gdańsku i otworzyliśmy w niej kino samochodowe oraz inne wydarzenia plenerowe.
Paweł Brandys: Rok 2020 z pewnością zapoczątkował rozwój eventów online oraz wydarzeń hybrydowych. Jakie wydarzenia online obsługujecie?
Jakub Ryfa: Eventy online, które mamy w ofercie dzielimy na kilka grup:
a) Integracyjne warsztaty
Warsztaty to najczęściej wybierana formuła. Jest to ciekawa opcja, ponieważ uczestnicy oprócz dobrej zabawy dostają ciekawą merytorykę – uczą się czegoś konkretnego. Do tego podczas takiego eventu tworzą „namacalne”, realne rzeczy np. eko kosmetyki, las w słoiku, a nawet kolację czy wyszukanego drinka. Ważny przy warsztatach online jest fakt, że dostarczamy każdemu uczestnikowi do domu pakiety z wymaganymi materiałami i sprzętem!
b) Programy team building z elementami rywalizacji w wersji online
Tak, tak, brzmi to dziwnie – bo jak tu uczyć się współpracy i integrować zdalnie? Dzięki odpowiednim aplikacjom na smartfony/ tablety/ komputery jesteśmy w stanie w bardzo precyzyjny sposób doprowadzić do rywalizacji uczestników i/lub grup uczestników. Organizujemy teleturnieje i firmowe quizy, w których uczestnicy grają na smartfonach, oglądając jakby w rzeczywistej telewizji program rozrywkowy typu Familiada, Milionerzy czy Jaka to melodia. Wszystko z odpowiednią oprawą, prowadzeniem przez aktora, scenografią i dynamiką. Wprowadziliśmy także gry scenariuszowe z wątkiem kryminalnym. Tutaj uczestnicy połączeni w grupy przesłuchują świadków, zbierają dowody, wirtualnie odwiedzają pokój zagadek i szukają mordercy.
c) Wystąpienia artystyczne / prelekcje
To opcja, w której możemy zaskoczyć naszą publiczność. Dajemy możliwość wirtualnego spotkania się, np. ze znanymi muzykami, celebrytami czy rozpoznawalnymi blogerami. Kolejny program, który posiada tzw. „wartość dodaną”. Oprócz otrzymanej wiedzy czy rozrywki – dajemy możliwość porozmawiania z naszymi znanymi prowadzącymi
d) Konferencje online
Paweł Brandys: Widzę, że posiadacie bardzo rozbudowaną ofertę eventów online. A jakie Twoim zdaniem było najciekawsze wydarzenie, które zorganizowaliście i dlaczego?
Jakub Ryfa: Najciekawszym eventem online była realizacja pod koniec zeszłego roku dla jednego z banków. Event trwał przez kolejne 4 dni i przyjął formę dedykowanej telewizji. Codziennie konsekwentnie na żywo realizowaliśmy kilkugodzinny program telewizyjny z uszytym na miarę serwisem informacyjnym, blokiem reklam – a co najważniejsze – z zawsze tzw. gwoździem programu – czyli np. koncertem, teleturniejem czy warsztatem. Całość była przygotowana dla ponad 4000 osób, a w skład naszej realizacji wchodziła także wysyłka pakietów – prezentów w postaci materiałów do warsztatów (ponad 8 ton przesyłek!).
Paweł Brandys: Przejdźmy teraz do samej organizacji tego typu eventów. Co jest Twoim zdaniem kluczowe przy organizacji wydarzenia online?
Jakub Ryfa: Kluczowy jest przede wszystkim internet, no i cała technika umożliwiająca dobrą jakość obrazu i dźwięku, a co za tym idzie – także odpowiednio zaaranżowane studio. Kolejny aspekt to umiejętność zaangażowania uczestników i atrakcyjność samego programu eventu. Nie możemy doprowadzić do tego, aby uczestnik siedział kolejną godzinę przed komputerem i nie czerpał dodatkowych korzyści z tego.
Paweł Brandys: Czy po roku realizacji takich wydarzeń jesteś w stanie powiedzieć już coś więcej na temat zalet i wad wydarzeń online?
Jakub Ryfa: Zaletą jest możliwość organizacji eventu dla bardzo dużej grupy jednocześnie i to w dodatku z różnych krajów. Za pomocą eventów online firmy mogą w łatwy sposób „przemycać” ważne informacje, wartości, podsumowywać szkolenia, prezentować produkty itp. To często staje się właśnie tematyką naszych teleturniejów. Walorem eventów online jest także w pewnym sensie możliwość spotkania się pracowników firmy. To ważne szczególnie w pandemii – a po naszych eventach uczestnicy potrafią jeszcze przez 1,5 godziny zostać na np. Teamsach, integrując się dalej we własnym zakresie.
Wadą eventów online jest technika, na którą czasami nie ma się wpływu. Myślę tu zwłaszcza o technice po stronie uczestnika – czyli np. opóźnienia w transmisji, zacinanie się aplikacji czy komunikatorów.
Paweł Brandys: Obserwując rozwój wydarzeń online jednym z trudniejszych zagadnień wydaje mi się budowanie zaangażowania uczestników. Jak Twoim zdaniem powinno się to odbywać?
Jakub Ryfa: Najważniejszy jest odpowiednio przygotowany program eventu, a następnie jego umiejętne prowadzenie. Dobranie odpowiedniej aplikacji na smartfona czy komputer pozwala na rywalizację i ocenę w rzeczywistym czasie, kto prowadzi w danym momencie daną konkurencję. To absolutnie angażuje uczestników. Dodatkowo, dzięki kamerkom możemy widzieć uczestników, a nawet zdzwaniać się z konkretnymi i przeprowadzać krótkie wywiady. Program eventu może wymagać także pewnego zaangażowania jeszcze przed jego rozpoczęciem – przygotowanie produktów na warsztaty, przygotowanie stanowiska pracy z otrzymanych gadżetów, które dostarczył kurier itp. Ważne jest także nagradzanie uczestników,
Paweł Brandys: Rok 2020 za Nami, pierwsze realizacje również. Jakie wyzwania stoją Twoim zdaniem przed rynkiem wydarzeń online w 2021 roku?
Jakub Ryfa: W mojej ocenie największym wyzwaniem jest uświadomienie naszych klientów, że eventy online w ogóle są, działają – spełniają swoje funkcje, a przy tym są naprawdę atrakcyjne dla odbiorców. Niestety musimy także komunikować, że profesjonalne realizacje online (ze względu na ilość techniki i obsługi) nie są tanimi rozwiązaniami.
Paweł Brandys: Czy w takim razie eventy online zostaną już z nami na zawsze? A jeśli tak, to w jakim zakresie?
Jakub Ryfa: Po naszych realizacjach klienci komunikują nam, że eventy online mają zaskakująco dobre oceny pośród uczestników tych eventów. Mamy także deklaracje, że nawet po zakończeniu pandemii, część eventów będzie dalej w online albo będzie w jakiś sposób łączona z wydarzeniami w rzeczywistymi.
Paweł Brandys: To prawda, wydarzenia hybrydowe najprawdopodobniej na trwałe wpiszą się w nową rzeczywistość, choć pewnie większość tęskni za spotkaniami tradycyjnymi. Czy Ty również czekasz na powrót wydarzeń stacjonarnych?
Jakub Ryfa: Czekam z utęsknieniem i wspominam „stare dobre czasy” realizacji face to face. Doceniam jednak możliwości, jakie mamy za sobą i też jestem ciekawy tego, co przed nami. Organizacja eventów online to naprawdę ciekawe doświadczenia i nowe wyzwania, a także po prostu branżowa wiedza.
