Często zdarzają się sytuacje, w których managerowie, czy pracownicy nie są zadowoleni z działania hotelowego systemu PMS. Chętnie zmieniliby go na inny, przeraża ich jednak wizja chaosu związanego z przenoszeniem informacji z systemu do systemu i konfigurowaniem nowego PMS-a z programami obsługującymi różne działy.
Czym jest system PMS?
PMS, czyli Property Management Software, w skrócie można określić zaawansowanym systemem zarządzania obiektem. Jego podstawowym celem jest przechowywanie informacji na temat rezerwacji hotelowych, aktualnej liczby dostępnych pokoi, a także przyjmowania nowych rezerwacji. To podstawowe narzędzie pracy hotelarza, które wspomaga go w zarządzaniu informacjami dotyczącymi Gości, ich rachunków, obłożenia obiektu oraz w innych, bieżących działaniach.
Choć interfejsy poszczególnych systemów różnią się między sobą, niemal każdy daje użytkownikowi te same możliwości. Kalendarz, w którym wprowadzane są rezerwacje, przesyłanie rachunków z różnych działów obiektu, rozliczanie Gościa, generowanie raportów finansowych, czy związanych z obłożeniem – to tylko niektóre z nich.
Rozwijająca się na naszych oczach cyfrowa rewolucja nie omija także branży hotelarskiej. Systemy PMS ewoluowały i zyskały wiele dodatkowych funkcjonalności, dając możliwość integracji z innymi narzędziami, umożliwiającymi sprawną obsługę hotelowych SPA, restauracji, czy parkingu.
Zdarza się jednak, że producenci umożliwiają pełną integrację systemu jedynie z produktami ze swojego portfolio. Co więc czeka hotelarzy w przypadku, gdy chcą zmienić jedynie system PMS, pozostawiając systemy obsługujące inne działy obiektu?
Z czym wiąże się zmiana systemu PMS w hotelu?
Podczas wymiany systemu PMS w obiekcie, hotelarze muszą się zmierzyć z wieloma zadaniami. Pierwszym z nich jest przeniesienie bazy danych. Im dłużej działa obiekt, tym bardziej jego baza się rozrasta. Dane obiektu, siatka pokoi, siatka cenowa, informacje dotyczące Gości i ich pobytów, dane księgowe, archiwalne obłożenie i wskaźniki – informacji do przeniesienia jest zdecydowanie za dużo, aby robić to ręcznie. Następnie do nowego systemu powinny zostać przeniesione wszystkie wprowadzone już rezerwacje z uwzględnieniem terminów pobytów, cen, dodatkowych zamówień oraz wszelkich informacji dotyczących życzeń Gości. Do tego dochodzi konfiguracja nowego PMS z systemami działającymi w poszczególnych działach, z channel managerem i OTA (Online Travel Agency), czy z systemami CRM (wspomagającymi zarządzanie relacjami z aktualnymi i potencjalnymi Gośćmi).
Zmiana systemu PMS to zatem naprawdę spore przedsięwzięcie, które niejednokrotnie wiąże się z trwającym przez pewien czas chaosem i dużą dawką nerwów, zarówno managerów, jak i szeregowych pracowników obiektu. Czy można temu jakoś zaradzić?
Bezbolesna i sprawna zmiana systemu PMS.
Wielu hotelarzy zadaje sobie pytanie, czy zmiana systemu PMS zawsze musi wiązać się z nerwami i zamieszaniem. Czy nie da się przeprowadzić tego procesu sprawnie i szybko? Otóż da się – z wyjątkowym systemem hotellion od PMS Labs.
System hotellion został organicznie przygotowany do współpracy z wszystkimi innymi systemami i urządzeniami wykorzystywanymi w hotelach. Zapewnia integrację z channel menagerami, łączącymi go z rezerwacjami dokonywanymi online, programami do zarządzania gastronomią, systemem konferencyjnym, czy SPA.
Umożliwia sprawną komunikację z systemami zewnętrznymi, pozwalając między innymi na wysyłanie informacji o przydzielonych rabatach lub usługach do wykorzystania w innych punktach w ramach wykupionego pakietu. Możliwe jest również przyjmowanie obciążeń za usługi z różnych punktów hotelu, które na fakturze mogą zostać scalone do jednej pozycji.
Co więcej, sprawnie łączy się z interfejsami systemów zewnętrznych różnych dostawców drukarek fiskalnych, kluczy hotelowych, centrali telefonicznych, systemów BMS i programów finansowo-księgowych. Ponadto system zapewnia komunikację z POS, SFM, Pay TV, systemami parkingowymi, interfejsem Caracas, czy dowolnym innym interfejsem wymaganym przez Klienta.
Ponad 20 lat doświadczenia twórców systemu w budowaniu interfejsów pomiędzy przeróżnymi technologiami znalazła tu swoje miejsce: hotellion jest wyposażony w mechanizm szybkiego tworzenia interfejsów, z interfejsem HTNG włącznie.
Zmiana systemu PMS w hotelu jeszcze nigdy nie była tak prosta i szybka.
hotellion to nowoczesny system PMS pozwalający na najbardziej wydajne zarządzanie hotelem. PMS Labs, twórca hotelliona, od 27 lat specjalizuje się w zwiększaniu wydajności i wyzwalaniu potencjału firm i hoteli poprzez zastosowanie rozwiązań informatycznych, które usprawniają zarówno zarządzanie, jak i codzienną pracę szeregowych pracowników. Firma ma za sobą setki wdrożeń, a dla dziesiątek firm stale korzysta z usługi wsparcia. Lista firm, dla których PMS Labs pracuje, obejmuje znane na całym świecie marki. Wdrożenia oparte są tylko i wyłącznie na własnych rozwiązaniach oraz solidnych i doświadczonych partnerach, oferujących najlepsze rozwiązania na rynku. hotellion to profesjonalny program do zarządzania hotelem powstały na bazie doświadczeń menedżerów pracujących w najlepszych polskich hotelach. Więcej informacji na www.hotellion.pl lub pod nr telefonu +48 32 279 22 50.
