Obieg dokumentów księgowych przebiegający w nowy sposób zapowiadany był już przy projekcie ustawy o podatku VAT na początku 2021 roku. Od tego czasu określenie „e-faktura” zostało odmienione przez wszystkie przypadki. Zapadła decyzja Rady Unii Europejskiej, która umożliwi polskim przedsiębiorcom w lepszy sposób przygotować się do zmian. A jakie to zmiany?
Czas na KSeF
Określenie faktura elektroniczna w polskim prawie podatkowym funkcjonuje już od 2004 roku. Znowelizowane wówczas przepisy miały umożliwić cyfrowy obieg dokumentów, aby przyspieszyć wymianę handlową i poprawić płynność finansową przedsiębiorstw. Dziś kolejnym krokiem w ewolucji dokumentów księgowych mają być faktury ustrukturyzowane, które docelowo mają funkcjonować we wszystkich krajach Unii Europejskiej. Wprowadzenie obowiązku wystawiania nowego rodzaju faktur – w zamkniętym systemie (KSeF) pomiędzy urzędem skarbowym a przedsiębiorcami, czeka też niebawem Polskę. Ma być to sposób na walkę z szarą strefą i nieuczciwą konkurencją.
Nowe wzory dokumentów
Fakturę ustrukturyzowaną będzie można zarejestrować w systemie KSeF. Ten dokument księgowy musi mieć jednolitą strukturę i zawierać określone dane: datę wystawienia i sprzedaży, dane kontrahentów, kwotę oraz unikalny symbol przypisywany po przekazaniu do KSeF.
Faktura będzie przesyłana do systemu w formacie XML, a struktura danych nie będzie czytelna bez użycia programów księgowych połączonych z Krajowym Systemem e-Faktur. Wzór dokumentu wraz ze strukturą logiczną można już teraz znaleźć na platformie ePUAP w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych. Ponadto, przygotowany plik można przesłać do KSeF zarówno za pośrednictwem bezpłatnej aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów, jak i za pomocą komercyjnego oprogramowania księgowego.
Nowe obowiązki – dla kogo i od kiedy?
Każdy przedsiębiorca, który spełnia technologiczne wymagania może korzystać z faktur ustrukturyzowanych przesyłanych do KSeF już od 1 stycznia 2022 roku. Przykładem mogą być m.in. obiekty hotelowe, które korzystają z systemu do zarządzania POSitive Hotel. Docelowo ten obowiązek będzie dotyczył wszystkich podatników. Rada Unii Europejskiej nakłada obowiązek wprowadzenia w Polsce systemu powszechnego e-fakturowania dopiero od 1 stycznia 2024 roku. Przedsiębiorcy mają jeszcze rok aby przygotować się do zmian. W tym czasie muszą zmodyfikować nie tylko swoje programy księgowe, ale również procedury i umowy z kontrahentami.
Założenia i korzyści e-fakturowania
Zamknięty obieg dokumentów księgowych jest rozwiązaniem, które w najbliższych latach zostanie wprowadzone w każdym kraju należącym do Unii Europejskiej. Głównym celem wdrożenia systemu e-faktur jest walka z lukami vatowskimi. Szacuje się, że rocznie aż 134 mld euro nie trafia do budżetu państw członkowskich z tytułu podatku VAT. Oczekuje się, że weryfikacja e-faktur przez urzędy skarbowe pozwoli na bardziej rzetelne prowadzenie ewidencji podatkowej w całej UE. Taki ujednolicony system ma wspierać również wymianę handlową i zapewnić bezpieczeństwo kontrahentom. Aby zachęcić przedsiębiorców do przystąpienia do systemu Ministerstwo Finansów wylicza korzyści:
- szybszy zwrot podatku VAT, który można skrócić z 60 do 40 dni,
- brak konieczności przechowywania fizycznych faktur,
- wygodniejsze rozliczenia oparte o jeden standard dokumentu podatkowego,
- ograniczenie wymiany danych – zniknie konieczność przesyłania na żądanie Jednolitego Pliku Kontrolnego dla faktur,
- łatwe i szybkie wystawianie faktur korygujących, które zmieniają podstawę opodatkowania.
Krajowy System e-faktur to przede wszystkim potężne narzędzie dla administracji podatkowej. Głównym założeniem jest maksymalne uszczelnienie systemu podatkowego. Oprócz wyżej wymienionych cech, zwolennicy wprowadzenia nowego systemu twierdzą, że pomoże to także wyeliminować z rynku nieuczciwą konkurencję, która nie płaci podatku i manipuluje cenami towarów i usług.
