Recepcjoniści, którzy dopiero rozpoczynają swoją przygodę z hotelarstwem, podchodzą do rezerwacji grupowych z dużą ostrożnością. Skoro obsługa jednego gościa może stanowić wyzwanie – jakże problematyczna może być sytuacja przyjęcia jednocześnie 80-osobowej grupy! Doświadczony hotelarz wie natomiast, że odpowiednie wprowadzenie rezerwacji grupowej oraz przygotowanie recepcji na jej przyjazd gwarantuje szybki i elastyczny check-in, a następnie bezproblemowy pobyt grupy.
Czasami jednak na przeszkodzie staje system hotelowy oraz jakość obiegu informacji w hotelu. Błędne wprowadzenie grupy jako zbioru rezerwacji indywidualnych („bo nie wiedziałem!” lub „bo zapomniałam”) może prowadzić do sporych błędów w rozliczeniu oraz zarządzaniu grupą w PMS. Ewentualna dynamiczna zmiana pokoi z uwagi na wcześniejsze przyjazdy lub niedostępność danego pokoju staje się udręką.
Naturalnym jest, że organizator grupy przesyła rooming listę. Tyle, że… każdy z nich robi to w inny sposób. Niektórzy korzystają z pliku tekstowego, niektórzy eksportują do PDF. Część prześle listę w arkuszu Excela, a kolejna zeskanuje odręcznie napisany tekst. Dla recepcjonistów zwykle jest to katorga.
Podobnie, jak dla działu sprzedaży udostępnienie listy pokoi dla grupy – zwykle jest ona eksportowana do Excela i tam formatowana do wyglądu, który nadaje się do profesjonalnej wysyłki. Co gorsza – część organizatorów życzy sobie listy z podziałem na rodzaj pokoju, ilość osób do zakwaterowania czy terminu, w którym dany pokój jest zarezerwowany.
Z rozwiązaniem tych problemów przychodzi hotellion, czyli polski PMS, który został zaprojektowany i stworzony przez specjalistów, zajmujących się przez lata wdrażaniem i serwisowaniem największych zagranicznych systemów tego typu. hotellion nie różnicuje rezerwacji na indywidualne i grupowe, co ułatwia rozliczenia.
Co bardzo ważne – przy rezerwacji na wiele pokoi umożliwia wygenerowanie listy pokoi, a następnie wysłanie jej organizatorowi do wypełnienia. Uzupełniona lista wraca do hotelu i jest gotowa do zaimportowania do hotelliona. Łatwiej niż dotychczas, prawda?
System pozwala również swobodnie manewrować pokojami w ramach zarezerwowanej puli pokoi. Dzięki temu bez zbędnych kombinacji utrzymujemy wszystkie założenia w zakresie rodzajów pokoi, zmieniając przydzielony pokój w błyskawiczny i bezpieczny sposób w obrębie grupy.
Wydaje się, że dzięki takim funkcjonalnościom można uniknąć wielu błędów przy obsłudze grup. Zdecydowanie warto więc sprawdzić pozostałe funkcjonalności programu na stronie www.hotellion.pl.
hotellion to nowoczesny system PMS pozwalający na najbardziej wydajne zarządzanie hotelem. PMS Labs, twórca hotelliona, od 27 lat specjalizuje się w zwiększaniu wydajności i wyzwalaniu potencjału firm i hoteli poprzez zastosowanie rozwiązań informatycznych, które usprawniają zarówno zarządzanie, jak i codzienną pracę szeregowych pracowników. Firma ma za sobą setki wdrożeń, a dla dziesiątek firm stale korzysta z usługi wsparcia. Lista firm, dla których PMS Labs pracuje, obejmuje znane na całym świecie marki. Wdrożenia oparte są tylko i wyłącznie na własnych rozwiązaniach oraz solidnych i doświadczonych partnerach, oferujących najlepsze rozwiązania na rynku. hotellion to profesjonalny program do zarządzania hotelem powstały na bazie doświadczeń menedżerów pracujących w najlepszych polskich hotelach. Więcej informacji na www.hotellion.pl lub pod nr telefonu +48 32 279 22 50.
