Ile hoteli, tyle różnych pomysłów na to, jakie funkcje powinien mieć idealny system PMS. Potrzeby są bowiem związane przede wszystkim z tym, co dany obiekt oferuje swoim Gościom oraz w jaki sposób prowadzi swoją księgowość i zarządzanie. O ile w przypadku niewielkich hoteli proponujących swoim Gościom jedynie nocleg lub nocleg ze śniadaniem sprawdzi się niemal każdy z dostępnych systemów, o tyle w przypadku większych obiektów, mających w ofercie nie tylko nocleg z wyżywieniem, ale także spa, siłownię, sale konferencyjne, czy inne dodatkowe atrakcje, wybór odpowiedniego PMSa nie może już być kwestią przypadku (lub ceny).
Oferta hotelu a system PMS
Wyobraźmy sobie hotel posiadający 500 miejsc noclegowych w 160 pokojach. Od pokoi typu SGL (jednoosobowych), przez dwuosobowe DBL (z łóżkiem małżeńskim) i TWN (z dwoma osobnymi łóżkami), Superior (z dodatkowym miejscem lub dwoma, na przykład na rozkładanej kanapie), aż po Apartamenty, czy pokoje wieloosobowe. Do tego dochodzą jeszcze mobilne dostawki, które można wstawić tylko w niektórych pokojach. O ile przy mniejszym obiekcie łatwo można zapamiętać, ile osób mieści się maksymalnie w danym pokoju, o tyle przy 160 pokojach jest to już nie lada wyzwanie. W tym przypadku zatem system PMS musi mieć możliwość wprowadzenia opcjonalnej oraz maksymalnej liczby Gości w danym pokoju.
Następnie dochodzi kwestia wyżywienia. Czy sprzedajemy pobyt RO (bez wyżywienia), BB (nocleg ze śniadaniem), HB (nocleg, śniadanie, obiad lub obiadokolacja), czy FB (nocleg z pełnym wyżywieniem). W przypadku, gdy hotel oferuje każdą z tych możliwości, system PMS powinien mieć opcję wprowadzenia informacji o wyżywieniu pod daną rezerwację tak, aby w prosty sposób można było wygenerować raport dla kuchni. Wyobraźcie sobie przeglądanie uwag do 160 rezerwacji i ręczne wypełnianie raportu…
W przypadku innych usług, takich jak zabiegi SPA, korzystanie ze strefy wellness, czy siłowni (jeśli są one dodatkowo płatne dla Gości) albo innych atrakcji (wycieczka, bilety na wydarzenia kulturalne) idealny PMS również daje możliwość oznaczenia ich pod rezerwacją i wygenerowania raportu dla odpowiedniego działu.
Na koniec dochodzą jeszcze pakiety pobytowe. Hotele mające w swojej ofercie więcej, niż tylko noclegi z wyżywieniem, często przygotowują dla swoich Gości pakiety, które zawierają w sobie kilka usług. Tu również przydaje się możliwość oznaczenia ich w systemie tak, aby poszczególne składowe pakietu znalazły się w raportach dla konkretnych działów, których usługi zostały umieszczone w danym pakiecie.
Podobnie wygląda sytuacja w przypadku Gości z sektora MICE. Noclegi, wyżywienie, sale konferencyjne, dodatkowe atrakcje – z dobrze dobranym systemem PMS nie ma możliwości, aby pogubić się w realizacji zamówionych usług, czy późniejszym rozliczeniu.
No właśnie – rozliczenia. Dzięki odpowiednim funkcjom wybranego systemu PMS, rozliczenia Gości, zarówno tych indywidualnych, jak i grupowych, są proste i szybkie. System sam zbija usługi po konkretnych stawkach VAT, odlicza przedpłaty i generuje rozliczenia.
Na co jeszcze warto zwrócić uwagę?
Nawet najwspanialszy system hotelowy nie zastąpi pracy personelu. A to wprowadza możliwości wystąpienia problemów. Ktoś coś źle kliknie, ktoś nie wie, jak wykonać określoną akcję w systemie. Dlatego chyba najistotniejszą kwestią, na którą należy zwrócić uwagę, jest oferowana obsługa serwisowa.
Dostęp do pomocy technicznej może minimalizować ryzyko awarii systemu PMS poprzez szybkie reagowanie na problemy i bieżące monitorowanie stanu systemu. To pozwala uniknąć przestojów w pracy hotelu, które mogłyby prowadzić do utraty klientów i wpływów.
Pozwala także na utrzymanie optymalnej wydajności systemu PMS poprzez regularne aktualizacje i utrzymanie sprzętu w dobrym stanie. Dzięki temu system działa zawsze jak najlepiej, co pozwala na szybszą i bardziej efektywną obsługę gości.
W przypadku awarii lub problemów z systemem PMS, pomoc techniczna pozwala na szybką reakcję i rozwiązanie problemu. To pozwala na ciągłość pracy hotelu i minimalizowanie negatywnych skutków dla gości.
Aby to wszystko działało, ważne jest aby kontakt z obsługą techniczną był możliwy w każdym momencie, w którym występuje taka potrzeba. Istotne jest także to, aby obsługa ta była solidna i profesjonalna tak, aby być w stanie pomóc rozwiązywać zaistniałe problemy najszybciej jak się da.
hotellion to nowoczesny system PMS pozwalający na najbardziej wydajne zarządzanie hotelem. PMS Labs, twórca hotelliona, od 27 lat specjalizuje się w zwiększaniu wydajności i wyzwalaniu potencjału firm i hoteli poprzez zastosowanie rozwiązań informatycznych, które usprawniają zarówno zarządzanie, jak i codzienną pracę szeregowych pracowników. Firma ma za sobą setki wdrożeń, a dla dziesiątek firm stale korzysta z usługi wsparcia. Lista firm, dla których PMS Labs pracuje, obejmuje znane na całym świecie marki. Wdrożenia oparte są tylko i wyłącznie na własnych rozwiązaniach oraz solidnych i doświadczonych partnerach, oferujących najlepsze rozwiązania na rynku. hotellion to profesjonalny program do zarządzania hotelem powstały na bazie doświadczeń menedżerów pracujących w najlepszych polskich hotelach. Więcej informacji na www.hotellion.pl lub pod nr telefonu +48 32 279 22 50.
