Choć terminy takie, jak “raportowanie” czy “analiza” często źle kojarzą się managerom lokali gastronomicznych, ich wpływ okazuje się nieoceniony dla każdego biznesu. Jeśli połączymy je z odpowiednimi narzędziami, możemy zyskać wartościowe dane, które dobrze wykorzystane mogą wnieść nasz biznes na jeszcze wyższy poziom. Ale co i jak skutecznie analizować w naszej restauracji?
Czym jest raportowanie w restauracji?
Raportowanie to nieodłączny element każdego dobrze prosperującego biznesu. Najprościej mówiąc, polega ono na analizie interesujących nas danych w określonym przedziale czasowym, a niekiedy też porównaniu ich względem innych aspektów. Dzięki temu jesteśmy w stanie zrozumieć, co napędza rentowność naszej restauracji, a co ją obniża. Wykorzystując tego typu informacje możemy także wydajniej zarządzać zapasami, czasem pracy personelu, dopracować nasze menu i wybrać odpowiednie narzędzia do sprzedaży zarówno stacjonarnej, jak i online.
Dlaczego analityka jest taka ważna?
Dobrze przeprowadzona analityka może poprawić także produktywność i pomóc ulepszyć usługi restauracji, co będzie mieć bezpośrednie przełożenie na większe zyski lokalu.
W generowaniu przydatnych danych dziś pomagają systemy sprzedażowe POS, wykorzystujące rozwiązania chmurowe. Dzięki temu są w stanie śledzić każdą transakcję oraz zbierać i bezpiecznie przechowywać wszystkie dane na temat m.in. stanów magazynowych i ilości marnowanego jedzenia, preferowanych metod płatności, najczęściej zamawianych dań, czasu oczekiwania, trendów w zamówieniach, czy dostaw realizowanych na wynos. Analityka ma jeszcze jedną kluczową zaletę – pomaga wskazać punkty, wymagające poprawy. Zestawiając różne dane, raporty mogą skutecznie uwypuklić problemy, których na pierwszy rzut oka nie udałoby się tak łatwo zidentyfikować. Dzięki niej otrzymujemy przegląd najbardziej wartościowych i dostosowanych do naszych potrzeb informacji.
Co warto nadzorować dzięki raportom?
Kontrola magazynu
Analityka w restauracji to przede wszystkim świetny sposób na precyzyjne zarządzanie towarem w magazynach. Tego typu dane pomagają dostosować poziom zapasów i zaplanować następne zamówienia, by zmniejszyć marnotrawstwo żywności oraz uzupełnić wszystkie braki na czas. Dzięki raportom na temat naszej sprzedaży możemy sprawdzić, które dania cieszą się największą popularnością i wystarczająco wcześniej zadbać o obecność najbardziej pożądanych produktów na stanie. W rezultacie nie tylko zredukujemy niepotrzebne koszty, ale także zwiększymy wydajność i przychody naszej restauracji.
Praca personelu zawsze pod kontrolą
Czas pracy naszego personelu nie zawsze da się łatwo skontrolować, korzystając z tradycyjnych metod obserwacji tego typu elementów. Wielu restauratorów bagatelizuje nawet ten aspekt, a w końcu jest on kluczowy dla odpowiedniego zarządzania finansami. Jeśli przykładowo pracownik spóźnia się do pracy 10 minut, a w miesiącu ma 15 zmian, koszty poniesione z tytułu wypłaty wynagrodzenia za nieprzepracowane godziny mogą sięgać nawet do 2,5h pracy. A co w przypadku, gdy takie sytuacje powtarzają się u 30 naszych pracowników? Dla takiej liczby to kwota sięgająca już niemal 75h pracy! Takie dane ciężko otrzymać polegając jedynie na wybiórczej kontroli pracy personelu. Aby zaoszczędzić na tego typu kosztach warto sprawdzać realny czas pracy, generując odpowiednie raporty. W tym może pomóc aplikacja do zarządzania personelem. Dzięki niej pracownicy logują się do systemu specjalnym kodem, a moment tego działania oznacza początek ich pracy. Oznacza to, że właściciel płaci zatrudnionemu tylko za faktycznie przepracowane godziny, które automatycznie policzy za niego system.
Monitorowanie sprzedaży w lokalu pozwala także przygotować naszą obsługę na dni i godziny największego szczytu sprzedażowego. Dzięki raportom możemy sprawdzić np. kiedy ruch w lokalu jest największy, a tego typu dane wykorzystać do zaplanowania odpowiednich grafików. Brak takich informacji może wiązać się z ryzykiem nadmiaru lub niedoboru personelu, a przez to błędnym wykorzystaniu jego potencjału.
Szybsze rozliczenia
Generowanie odpowiednich raportów wypłat to w restauracjach pracochłonny i długotrwały proces. Często zdarza się także, że jeden pracownik może wykonywać pracę nawet na kilku stanowiskach, co jeszcze bardziej komplikuje sprawę. W szybszych rozliczeniach pomagają aplikacje typu GoManager, które automatycznie tworzą raporty do wypłat na podstawie przepracowanych przez danego pracownika godzin. Jeśli ten wykonuje dla nas pracę na kilku stanowiskach, wystarczy, że taką informację dodamy do systemu, a ten sam podliczy łączną kwotę jego wynagrodzenia. W ten sposób manager zaoszczędza nawet do 73% czasu potrzebnego na rozliczanie każdego ze stanowisk osobno.
Skuteczna sprzedaż online
Raporty i ich analiza dostarcza także cennych informacji na temat usług delivery i źródeł sprzedaży online. Dzięki analityce możemy dowiedzieć się, które miejsce – własny sklep online lub portal agregatora – generuje największą sprzedaż, w jakie dni klienci zamawiają najchętniej, a nawet ile czasu zajmują nasze dowozy. Takie informacje pozwalają dostosować odpowiednie narzędzia i przygotować lokal na dostawy, poprzez zapewnienie odpowiedniej ilości kierowców, zapasów w magazynie czy jeszcze lepsze promowanie tych najbardziej skutecznych źródeł naszej sprzedaży online.
Raportowanie to niezwykle pomocne narzędzie w rękach każdego managera czy właściciela restauracji. Analiza tego typu danych może pomóc usprawnić i ulepszyć działania naszego lokalu oraz wskazać punkty, wymagające poprawy. Więcej o raportach można dowiedzieć, odwiedzając stronę internetową GoPOS.
