Koniec roku to czas podsumowań, także w gastronomii. Wielu właścicieli decyduje się wtedy na przeprowadzenie inwentaryzacji – najmniej lubianego i niechętnie wykonywanego procesu, niezależnie od prowadzonego biznesu. Jak usprawnić to zadanie i dobrze wykorzystać dostępne i dedykowane mu narzędzia?
Dlaczego nie można pomijać inwentaryzacji?
Inwentaryzacja ma dwa zasadnicze cele: wskazuje rzeczywistą ilość produktów w magazynach, a pozyskane w ten sposób dane realnie wpływają na nasz dochód oraz zysk i pozwalają skutecznie go zwiększać. Niestety, wielu restauratorów, stając przed wyzwaniem całego procesu szybko się zniechęca. Jest tak zwłaszcza przez wciąż powszechne przestarzałe metody obliczania i sprawdzania dostępnych zapasów. Na rynku istnieją jednak obecnie narzędzia, które pozwalają go usprawnić. Dobra inwentaryzacja powinna być przeprowadzana przynajmniej raz na miesiąc, a w przypadku barów – raz na tydzień, a niekiedy nawet codziennie. W ten sposób jesteśmy w stanie na bieżąco monitorować wszelkie nieprawidłowości, a w ich przypadku od razu interweniować, wprowadzając odpowiednie korekty i zmiany.
Warto co jakiś czas przeprowadzać także inwentaryzację z zaskoczenia, o której nie poinformujemy naszych współpracowników. Takie działanie pozwoli wykryć wszystkie nadużycia czy kradzieże, które często mają miejsce w gastronomii. Zdarza się bowiem, że pracownicy nie zamykają stolików po obsłużeniu danego klienta i “pracują” dalej na jednym otwartym rachunku, a w ten sposób, w ciągu jednego dnia, może przejść nawet kilka zamówień. Gościom natomiast drukują tzw. przedrachunek, który następnie anulują. Niezapowiedziane inwentaryzacje pozwalają szybko wykryć tego typu sytuacje i od razu wdrożyć odpowiednie działania. Warto przeprowadzać także wyrywkowy spis dla wybranych surowców w celu sprawdzenia, czy nowe receptury lub nowi pracownicy prawidłowo je zużywają.
Co pozwala monitorować regularna i dobrze prowadzona inwentaryzacja?
Inwentaryzacja jest nieodłącznym elementem cyklu życia gastronomii, a jej regularne przeprowadzanie pozwala uzyskać wiele przydatnych danych. Dzięki niej możemy sprawdzić:
– poprawność przygotowywanych receptur i wykorzystania składników przez kucharzy
– dokładny foodcost czy beverage cost menu
– wszelkie braki, wynikające z kradzieży lub złego wykorzystania towaru
– bieżące stany magazynowe, a przez to – dokonywać wydajniejsze zakupy.
Narzędzia dostępne na rynku
Dostępne na rynku rozwiązania informatyczne pomagają w usprawnieniu inwentaryzacji. Automatyzacja całego procesu to przede wszystkim szansa na dużą oszczędność czasu, nawet o 67%, ale też redukcję wielu błędów, które przy tradycyjnych – ręcznych – metodach stanowiły źródło niepotrzebnych niejasności. Aplikacja do inwentaryzacji umożliwia przeprowadzanie całego procesu za pomocą telefonu komórkowego, kodów kreskowych i wagi. To szczególnie przydatny sposób podczas sprawdzania ilości alkoholi. Dotychczas główną metodą do przeprowadzania remanentu w ich przypadku, było korzystanie z pasków miarowych lub miarek barmańskich, co często wskazywało nieprecyzyjne wartości. Waga natomiast automatycznie przeliczy zawartość butelek na pojemność w litrach i wskaże dokładną wartość liczonych produktów.
Ręczne liczenie pozycji przy pomocy kartki i ołówka to gwarancja pomyłek. W ten sposób łatwo wpaść w rutynę, a przez to – omyłkowo wpisać poszczególne dane. System inwentaryzacyjny pozwala zredukować 99% błędów. Dzięki danym przechowywanym w bezpiecznej chmurze i dokładności dostępnych metod inwentaryzacyjnych możemy mieć pewność, że wszystkie produkty zostaną przeliczone z precyzją, a sami nie pogubimy się w stercie dokumentów i faktur.
Aby minimalizować swoje straty, warto kontrolować ilość produktów i stany magazynowe w sposób ciągły, nie tylko przy okazji cyklicznego remanentu. Takie działanie może pomóc nam skutecznie eliminować nieprzynoszące zysku towary, kontrolować braki i uzupełniać je zawsze na czas. W bieżącym monitorowaniu magazynów pomogą systemy jak GoStock. Dzięki temu dostęp do wszystkich potrzebnych danych – faktur i dokumentów dostaw – możemy uzyskać z dowolnego urządzenia osobistego, jak i miejsca, także poza lokalem. Więcej o systemie magazynowym można dowiedzieć się, odwiedzając stronę internetową.
Inwentaryzacja, choć żmudna i pracochłonna, jest nieuniknionym i bardzo potrzebnym działaniem w każdym lokalu gastronomicznym. Regularnie przeprowadzana pozwala zwiększać poziom zysków i skutecznie kontrolować stany magazynowe. Aby cały proces mógł przebiegać szybko i przynosić precyzyjne i wartościowe dane na temat ilości naszych produktów, warto korzystać z dostępnych narzędzi, umożliwiających jego automatyzację, a właścicielom ułatwiając to trudne zadanie. Więcej informacji o aplikacji do inwentaryzacji można znaleźć na naszej stronie internetowej.
