Kluczowe zadania dla menedżerów gastronomii to zarządzanie zapasami i bieżącym stanem magazynowym. Jest to bardzo żmudne i pracochłonne zajęcie, ale tylko skrupulatne i konsekwentne analizowanie tych danych uzmysławia, dlaczego warto to robić. Czy można zatem zrobić coś, co ułatwi to zadanie, zoptymalizuje cały proces i uprości procedury w magazynowej gastronomii?
Inwentaryzacja obliczalna
W prowadzeniu lokalu gastronomicznego coraz większą rolę odgrywają umiejętności matematyczne i analityczne. Każdy produkt, klient czy przepracowana godzina to policzalne dane, z którymi codziennie musimy się mierzyć, aby osiągnąć wysoki stopień rentowności. Jednym z podstawowych zadań, które realizujemy stale bądź tylko okresowo jest inwentaryzacja. Poświęcając jej odpowiednią ilość czasu i zaangażowania jesteśmy w stanie obliczyć dwie podstawowe wartości, które weryfikują opłacalność serwowanych dań i napojów – “food cost” i “beverage cost”. To właśnie na ich podstawie przygotowywane są receptury i proporcje, które są bazą naszych dań. Jednak sam koszt zakupu, jaki ponosimy zamawiając potrzebne produkty nie jest jedyną wartością, jaką musimy uwzględniać. Pozostałe dane o wartości produktów pochodzą właśnie z prowadzonej przez nas inwentaryzacji, dzięki której możemy porównywać analogiczne okresy, sprawdzać, jak zmieniają się ceny i kiedy pojawiają się w naszym magazynie straty i niedobory.
Bezwzględne dane matematyczne najlepiej weryfikują nasze plany i kulinarne pomysły. To właśnie dzięki zdobytym danym jesteśmy w stanie ustalić tak strategiczne kwestie jak wysokość marży, możliwość wprowadzenia bonifikat i promocji lub realizację inwestycji. Najważniejsze dane gromadzimy m.in. dzięki prowadzonej inwentaryzacji, która w dużym uproszczeniu jest kontrolą nad tym, co kupujemy, za ile to sprzedajemy i jakie straty generujemy po drodze. Na tych trzech punktach powinniśmy skupić właśnie naszą uwagę:
1. Przyjęcia na magazyn – weryfikacja jakości i ilości zamówionych produktów,
2. Wydania z magazynu – kontrola zużycia produktów, panowanie nad świeżością i przydatnością,
3. Straty i kompensaty.
Gospodarka i inwentaryzacja magazynowa
Gospodarka magazynowa to przede wszystkim żywy organizm, nad którym trzeba zapanować. W zależności od rodzaju i rozmiaru działalności gastronomicznej kontrolę inwentaryzacyjną przeprowadza się w różnych okresach. Jest wiele miejsc, gdzie weryfikację magazynu wykonuje się raz w miesiącu lub rzadziej. Aby uświadomić sobie na czym polega błąd złej inwentaryzacji wystarczy odpowiedzieć sobie na pytanie – co może się wydarzyć w przeciągu miesiąca na magazynie, ile produktów może ulec przeterminowaniu lub jakie niedobory mogą powstać.
Mimo, że większość przedsiębiorców postrzega kontrolę zapasów jako żmudną i czasochłonną pracę – to trzeba poświęcać jej coraz więcej uwagi. Najlepszą kontrolę nad zapleczem produktów można uzyskać poprzez prowadzenie inwentaryzacji w sposób ciągły z wykorzystaniem systemów informatycznych.
Inventory System Control – ciągła inwentaryzacja
Nowoczesne rozwiązania technologiczne usprawniają pracę w gastronomii na wielu etapach. Postępująca wciąż automatyzacja pozwala nie tylko zredukować czas, jaki poświęcamy na pracę, ale przede wszystkim lepiej ją kontrolować. Jednym z rozwiązań, które jest w stanie wesprzeć nas w inwentaryzowaniu magazynu jest aplikacja Gastro ICS przygotowana przez LSI Software, która jest obsługiwana przez system Android. Mobilność i poręczność tego narzędzia sprawia, że możemy zrezygnować z wypełniania papierowych dokumentów i opracowywania czasochłonnych raportów.
Aplikacja Gastro ICS posiada trzy główne funkcje:
• Tworzenie spisu produktów znajdujących się w magazynie i przesyłanie ich na arkusz inwentaryzacyjny w programie magazynowym
• Przyjmowanie dostaw na magazyn bezpośrednio w urządzeniu mobilnym
• Automatyczne przeliczanie wagi alkoholu na zawartość w litrach
Produkty w aplikacji ICS możemy dodawać w bardzo szybki i prosty sposób za pomocą skanowania kodów kreskowych. Jeśli produkt nie posiada kodu możemy dodać go ręcznie korzystając z wygodnej wyszukiwarki. Konkretne ilości wybranego towaru możemy uzupełnić wpisując odpowiednią wartości przy pomocy klawiatury lub przycisków w aplikacji albo wykorzystać integrację z wagą przez moduł Bluetooth (wtedy wartość zaczytuje się automatycznie).
Dzięki aplikacji ICS możemy zdecydowanie uprościć proces inwentaryzowania alkoholi. Do tej pory konieczne było wykorzystywanie specjalnych miarek papierowych lub przelewanie otwartych butelek do naczynia z podziałką. Korzystając z aplikacji ICS wystarczy postawić na wadze otwarte butelki danego rodzaju alkoholu, podać ilość ważonych butelek i zeskanować kod kreskowy z butelki. System sam przeliczy wagę na jednostkę docelową – litry.
W przyszłych wersjach aplikacji możliwe będzie generowanie dokumentów strat oraz przesunięć międzymagazynowych – wszystkie te operacje dokonamy bezpośrednio w aplikacji ICS.
Aplikacja Gastro ICS to przede wszystkim narzędzie, które niewielkim nakładem pracy personelu pomoże nam w prowadzeniu ciągłej inwentaryzacji, która dostarczy nam mnóstwo ważnych danych. Stała kontrola i analiza zabezpieczy nasz lokal przed stratami i pomoże zapanować nad kosztami, które codziennie ponosimy generując zyski dla przedsiębiorstwa.
