Skuteczne zarządzanie zespołem pracowniczym to zawsze ogromne wyzwanie. Przydzielanie obowiązków oraz układanie harmonogramu w sposób odpowiadający wszystkim pracownikom bywa bardzo trudne. Często prowadzi to do konfliktów wewnątrz zespołu, co przekłada się na jakość komunikacji i pracy. Jak radzić sobie z konfliktami i efektywnie układać harmonogramy pracowników?
Nieporozumienia podczas ustalania grafiku
Planowanie efektywnego harmonogramu wymaga sporych umiejętności organizacyjnych. Przy tworzeniu grafików często pojawiają się błędy, jak np. przypisanie kogoś do pracy w dniu, w którym zgłaszał nieobecność. Zdarza się także, że pracownicy w ostatniej chwili informują, że nie będą w stanie pojawić się w pracy np. ze względu na zły stan zdrowia. W takiej sytuacji manager zmuszony jest do znalezienia zastępstwa oraz zminimalizowania braków kadrowych. W zarządzaniu personelem kluczowe znaczenie ma odpowiednie przyporządkowywanie obowiązków. Każda zmiana powinna być podzielona na stanowiska, takie jak kucharze, kelnerzy i kasjerzy. Wszyscy zatrudnieni muszą znać swój zakres obowiązków i czas pracy.To jedna z kluczowych zasad zarządzania pracownikami. Nieodpowiedni pracownicy na zmianie mogą pogorszyć wyniki sprzedaży. Ponadto szczególną uwagę warto poświęcić nowym pracownikom. Należy ułożyć harmonogram w taki sposób, aby dopiero co zatrudnione osoby nie zostały na zmianie same w godzinach największego ruchu. Nowy członek zespołu powinien także zostać odpowiednio przeszkolony oraz zapoznany ze wszystkimi zasadami panującymi w lokalu.
Rozwiązywanie konfliktów w harmonogramie
- Udostępnianie harmonogramu z odpowiednim wyprzedzeniem
Opublikowanie projektu harmonogramu wcześniej pozwoli skutecznie zapobiec konfliktom w planowaniu zmian. Zarówno manager, jak i pracownicy zyskają czas, aby zweryfikować swoje plany osobiste z grafikiem i zaproponować ewentualne uwagi. Wcześniejsze udostępnienie grafiku pozwoli na wprowadzenie wszystkich niezbędnych poprawek na czas. Opublikowanie harmonogramu na krótko przed jego wejściem w życie uniemożliwi pracownikom dopasowanie swoich planów do godzin pracy, co może stać się przyczyną wielu konfliktów.
2. Łatwiejsze planowanie dzięki automatyzacji
Na rynku ciągle pojawiają się nowe rozwiązania technologiczne, które usprawniają i ułatwiają zarządzanie różnymi aspektami biznesu. Dotyczy to także lokali gastronomicznych. Dzięki automatyzacji zarządzania z zaawansowanym oprogramowaniem POS zdecydowanie łatwiej jest unikać konfliktów podczas planowania harmonogramów. System ułatwia przygotowanie grafików dzięki zgromadzonym wcześniej danym, których analiza pozwala sprawniej planować zmiany. Oprogramowanie umożliwia także monitoring oblężenia lokalu. Stała kontrola liczby gości pozwala oszacować ilość potrzebnych pracowników oraz przyporządkować do nich właściwe obowiązki. Aby dodatkowo zapewnić dokładną kontrolę pracy całego zespołu system umożliwia wgląd do godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy każdego z członków personelu, a także pozwala monitorować sprzedaż wszystkich pracowników. Tego rodzaju dane także będą przydatne podczas tworzenia harmonogramu.
3. Dostępność harmonogramu dla wszystkich pracowników
Częstą przyczyną konfliktów podczas planowania grafiku jest brak dostępu do harmonogramu dla pracowników, w szczególności poza godzinami pracy. Warto więc wyraźnie poinformować wszystkich członków zespołu o każdym nowym harmonogramie. Można to zrobić za pośrednictwem wspólnego, pracownicznego komunikatora lub poprosić cały personel o potwierdzenie zapoznania się z grafikiem. Takie działanie zagwarantuje pewność, że każda osoba zyskała dostęp do harmonogramu, a także zapewni zabezpieczenie w przypadku ewentualnych konfliktów.
4. Samodzielne planowanie zmian przez personel
Aby uniknąć konfliktów podczas tworzenia grafiku, warto zaproponować pracownikom samodzielne wpisywanie się do harmonogramu. Początkowo takie rozwiązanie może wywołać chaos, dlatego najpierw warto udostępniać grafik przykładowo tylko jednemu pracownikowi zmiany. Z czasem stopniowo można przekazywać dostęp wszystkim pracownikom i pozwolić im uzupełniać zmiany w harmonogramie tak, jak chcieliby pracować. To nie tylko duże ułatwienie dla managera restauracji, ale także świetny sposób na zapobieganie konfliktom wśród pracowników.
5. Odpowiedzialność za zastępstwo po stronie pracownika
Przekazanie pracownikom odpowiedzialności za znalezienie zastępstwa w przypadku ich nieobecności w pracy pozwoli uniknąć wielu nieporozumień. Warto zamiast telefonicznego powiadamiania o nieobecności zaproponować przesyłanie drogą mailową lub na wspólnym forum o wolnej zmianie. Dla właściciela lokalu takie rozwiązanie to spore ułatwienie, a dla personelu – możliwość większej kontroli nowych harmonogramów.
W pracy zespołowej ciężko uniknąć wszystkich konfliktów. Prawidłowe funkcjonowanie gastronomii wymaga odpowiedniego podejścia w zarządzaniu, a także nowoczesnych narzędzi, które ułatwią planowanie oraz zapewnią wgląd do raportów i ważnych danych na temat pracowników. Więcej informacji o takich rozwiązaniach znajdziesz na stronie GoPOS.
