Obieg dokumentów księgowych przebiegający w nowy sposób zapowiadany był już przy projekcie ustawy o podatku VAT na początku 2021 roku. Od tego czasu określenie „e-faktura” zostało odmienione przez wszystkie przypadki. Zapadła decyzja Rady Unii Europejskiej, która umożliwi polskim przedsiębiorcom w lepszy sposób przygotować się do zmian. A jakie to zmiany?
Czas na KSeF
Określenie faktura elektroniczna w polskim prawie podatkowym funkcjonuje już od 2004 roku. Znowelizowane wówczas przepisy miały umożliwić cyfrowy obieg dokumentów, aby przyspieszyć wymianę handlową i poprawić płynność finansową przedsiębiorstw. Dziś kolejnym krokiem w ewolucji dokumentów księgowych mają być faktury ustrukturyzowane, które docelowo mają funkcjonować we wszystkich krajach Unii Europejskiej. Wprowadzenie obowiązku wystawiania nowego rodzaju faktur – w zamkniętym systemie (KSeF) pomiędzy urzędem skarbowym a przedsiębiorcami, czeka też niebawem Polskę. Ma być to sposób na walkę z szarą strefą i nieuczciwą konkurencją.
Nowe wzory dokumentów
Fakturę ustrukturyzowaną będzie można zarejestrować w systemie KSeF. Ten dokument księgowy musi mieć jednolitą strukturę i zawierać określone dane: datę wystawienia i sprzedaży, dane kontrahentów, kwotę oraz unikalny symbol przypisywany po przekazaniu do KSeF.
Faktura będzie przesyłana do systemu w formacie XML, a struktura danych nie będzie czytelna bez użycia programów księgowych połączonych z Krajowym Systemem e-Faktur. Wzór dokumentu wraz ze strukturą logiczną można już teraz znaleźć na platformie ePUAP w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych. Ponadto, przygotowany plik można przesłać do KSeF zarówno za pośrednictwem bezpłatnej aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów, jak i za pomocą komercyjnego oprogramowania księgowego.
Nowe obowiązki – dla kogo i od kiedy?
Każdy przedsiębiorca, który spełnia technologiczne wymagania może korzystać z faktur ustrukturyzowanych przesyłanych do KSeF już od 1 stycznia 2022 roku. Docelowo ten obowiązek będzie dotyczył wszystkich podatników. Rada Unii Europejskiej nakłada obowiązek wprowadzenia w Polsce systemu powszechnego e-fakturowania prawdopodobnie od 1 lipca 2024 roku. Przedsiębiorcy mają jeszcze sporo czasu aby przygotować się do zmian. Wspieramy przedsiębiorców i już teraz pracujemy nad skutecznym dostosowaniem oprogramowania gastronomicznego, z którego korzystają do nowych norm prawnych.
