Obecny rozwój gospodarczy sektora Horeca czy hoteli jest na bardzo wysokim poziomie – tylko w samej Warszawie w 2020 roku ma powstać około 4,5 tysiąca nowych miejsc noclegowych w sektorze hotelarskim. W związku z tak dużą konkurencją zadania stawiane przed managerami/dyrektorami są bardzo wysokie.
Żeby zachować wskaźniki typu ROE, ROA, ROS, GOP czy ROI na odpowiednim poziomie trzeba precyzyjnie i konsekwentnie obierać i egzekwować cele i zadania strategiczne. Każdy z nas zna pojęcie rachunkowości i wie, jak ważna jest ona dla każdego przedsiębiorstwa. Szczegóły tej kwestii definiuje ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. (Dz. U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późniejszymi zmianami), która stanowi podstawę polskiego prawa bilansowego. Całościowy zakres Ustawy o rachunkowości jest bardzo szeroki. Przedstawia ona m.in. ogólne wytyczne w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych i sporządzania sprawozdań finansowych oraz określa tryb ich badania przez biegłego rewidenta, a także warunki świadczenia usług w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych. W Ustawie mowa jest również o kwestiach związanych pośrednio z cenami transferowymi. Rachunkowość to bardzo obszerny i szczegółowy temat, nie jest on jednak w całościowej formie przedmiotem tego felietonu. Na potrzeby tego artykułu chciałbym skupić się na rachunkowości zarządczej oraz szczegółowej jej odmiany przeznaczonej dla Hoteli czyli USALI.
Rachunkowość zarządcza to w uproszczeniu odnoga rachunkowości odnosząca się do dostarczania informacji dla odbiorców wewnętrznych tj: management, zarząd. Nie jest ona uregulowana przepisami, ze względu na to, że nie ma obaw wprowadzenia w błąd odbiorców zewnętrznych, a każdy wewnętrzny użytkownik indywidualnie określa i tworzy odpowiednie raportowanie według swoich kryteriów i na swoje konkretne potrzeby. Nie jest prawdą, że forma raportowania w ten sposób jest luźna i chaotyczna – bowiem w większości przypadków dane, które są przedstawiane w tego typu resume pochodzą z ksiąg prowadzonych do celów sprawozdawczych. Dzięki temu dane są przedstawione w przystępnej i łatwej do analizy formie. Oczywiście jest wiele definicji tego typu działania, ale na moje potrzeby wybrałem jednego z najbardziej szanowanego stowarzyszenia w branży finansowej zajmującego się rachunkowością. Brytyjski Chartered Institute of Management Accountants (CIMA), przedstawia rachunkowość zarządczą jako:
„Proces identyfikacji, pomiaru, gromadzenia, analizy, przygotowywania, interpretacji i komunikowania informacji wykorzystywanych przez kierownictwo do planowania, oceniania i kontrolowania działalności podmiotu oraz do upewniania się co do właściwego wykorzystywania zasobów. Rachunkowość zarządcza jest również wykorzystywana przy przygotowywaniu raportów finansowych dla grup spoza kierownictwa, takich jak akcjonariusze, kredytodawcy czy organy podatkowe.”
Konkludując, w świetle powyższej definicji rachunkowość zarządcza:
- Pomaga w weryfikacji niezgodności- np. co do sposobu działania przedsiębiorstwa,
- Pomaga w dokonywaniu wyborów- np. w wyborze najlepszego ze sposobów wykonania strategicznego zadania
- Pomaga w rozwiązywaniu problemów, na których przedsiębiorstwo powinno skupić swoją uwagę w danym momencie lub w przyszłości,
- Pomaga w kontroli- zarówno przebiegu poszczególnych procesów, jak i realizacji planów i budżetów jednostki.
Dowiedzieliśmy się już, czym zajmuje się rachunkowość zarządcza. Na podstawie tego opisu oraz definicji wiemy już, jak ważna jest ona dla osób kierujących przedsiębiorstwem. Teraz przyjrzymy się jednostkom hotelowym, gdzie oprócz szeroko pojętej i rozbudowanej rachunkowości zarządczej powstała kolejna jej odnoga przeznaczona stricte dla Hoteli i ich specyficznego działania czyli USALI.
System Rachunkowości Hotelowej (ang. USALI – Uniform System Accounts for the Lodging Industry) obrazuje przykład sprawnej i bardzo dokładnej pod względem danych rachunkowości zarządczej, jak również narzędzi pozwalających skutecznie zarządzać hotelem. Obecne hotele ze względu na swoją dywersyfikację produktową (departament pokoje, gastronomia, SPA, dodatkowe atrakcje dla gości typu golf, catering itd.:) nie mogą być klasyfikowane wg zwykłych standardów rachunkowości. Często osoby zajmujące się obsługą księgową szeroko pojętego Hotelarstwa nie posiadają specjalistycznej wiedzy z tego segmentu, przez co trudniej jest im dobrze poruszać się w tak zróżnicowanym sektorze. Model USALI został tak zdefiniowany, aby jak najlepiej przedstawić całą charakterystykę hotelu oraz umożliwić weryfikację oraz ocenę rezultatów w poszczególnych departamentach hotelu. Dodatkowym atutem tego systemu jest fakt, że jeżeli działamy w grupie Hoteli (nie ma znaczenia, czy są to hotele zrzeszone w sieci czy też obiekty niezależne) to na podstawie USALI możemy łatwo sparować je ze sobą oraz porównać je według szczegółowych kryteriów konstatując, który z nich ma lepsze wyniki. Paradygmat tego działania jest niekwestionowany i dotyczy szybkiej i łatwej metody określenia rentowności każdego segmentu działalności operacyjnej obiektu tj: (noclegi, gastronomia etc.). Poprzez tego typu raportowanie management na bieżąco śledzi obecną sytuację i jest w stanie reagować w określony i pożądany na dany moment sposób, między innymi dzięki identyfikacji źródeł kosztowych oraz ich ewentualnym redukcjom. System pracy według USALI odnosi się do obiektów o różnej wielkości czy specyfice produktowej – dlatego jest to jeden z najbardziej odpowiednich sposobów do weryfikacji „kondycji finansowej” obiektu.
Bazując na własnych doświadczeniach i rozmowach ze znajomymi z branży poznałem wiele sposobów pracy księgowych pracujących w hotelach czy biurach rachunkowych obsługujących hotelarstwo. Zdarzały się sytuacje, że przez samą inwencję osób zarządzających obiektami czy firmami raporty te były nieczytelne, mało przejrzyste, czy po prostu mało z nich wynikało. Tymczasem odpowiednia alokacja kosztów i precyzyjne i przejrzyste raportowanie zarządcze jest podstawą dobrze funkcjonującego Hotelu. W dzisiejszych czasach, cechujących się dużą zmiennością rynkową, bez takiego raportowania Hotele mają spore problemy, które w wielu sytuacjach można by było szybko zlokalizować oraz zniwelować. Właśnie przez źle sporządzane raporty ciężko potem wyjść z tej aberracji, a obiekty mogą wpaść w poważne problemy finansowe, co z kolei może przyczynić się do ich restrukturyzacji lub jeszcze gorzej – bankructwa lub upadku. Dlatego dla bezpieczeństwa tak drogiego i cennego aktywa, jakim jest Hotel wraz z jego wypracowaną marką, cała infrastrukturą oraz wykwalifikowanym personelem, etalonem dzisiejszego hotelarstwa powinno być właśnie USALI oraz rachunkowość zarządcza, a dla wszystkich „nowych” hotelarzy mam nadzieję, że będzie to nowy aksjomat.
Autor felietonu:
Krzysztof Nosek jest związany z branżą gastronomiczną od 12 lat. Doświadczenie zdobywał w różnych obszarach HoReCa (kierownik gastronomii, kierownik zmiany, kelner), zarówno w hotelach sieciowych w Katowicach i Krakowie, jak i w obiektach niezależnych za granicą oraz w Polsce (m.in. w Zamku Kliczków, Pałacu Bonerowskim i Marine Hotel). Odpowiadał za wyniki finansowe i zarządzanie personelem managerskim podległych mu restauracji i obiektów, a także brał aktywny udział w ustalaniu i realizacji strategii ich rozwoju oraz tworzeniu nowych produktów sprzedażowych. Jego wszechstronna wiedza z zakresu gastronomii, prawa, modelowania finansowego, controllingu, działań operacyjnych oraz analitycznych poskutkowała szybkimi awansami, co pozwoliło mu na podejmowanie kluczowych decyzji dot. rozwoju obiektów, a w konsekwencji – znaczące obniżanie wskaźników BC, FC i LC.
Nosek to sprawny lider zarządzający zespołami liczącymi nawet do 300 osób, w obowiązki którego wchodził nadzór nad przebiegiem i przygotowaniem imprez okolicznościowych, a także obsługa głów Państw wg protokołu dyplomatycznego, tj. Prezydenta RP, Premiera i Ministrów. Wielokrotnie nagradzany był pisemnymi referencjami od Zarządów i Dyrektorów Generalnych, należał także do zespołów, które zostawały laureatami nagród i wyróżnień w konkursach (m.in. Wine and Food Noble Night).
