Jak wiadomo systemy hotelowe, takie jak InteliHotel, są obecnie nieodzownym elementem wyposażenia każdego nowoczesnego hotelu. Niosą ze sobą wiele funkcji usprawniających codzienną pracę personelu i pozwalają na efektywne zarządzanie całym obiektem oraz tworzenie kompleksowych raportów i analiz, tak ważnych przy planowaniu i realizacji strategii biznesowych. System rezerwacyjny często stanowi pierwszy punkt kontaktu Gość – hotel. Ważne, by to pierwsze spotkanie przebiegało sprawnie i satysfakcjonująco dla obydwu stron.
Gdy mowa o rezerwacji w hotelu, większość Gości myśli o portalach rezerwacyjnych, które pozwalają na przeglądanie ofert i rezerwację pobytu bądź o rezerwacji bezpośrednio w hotelu (na stronie lub telefonicznie). Gość nie zastanawia się zwykle z czego wynikają prezentowane ceny, jest natomiast skłonny porównywać je między poszczególnymi hotelami.
Hotele korzystają z różnych platform dystrybucji takich jak: wyspecjalizowane platformy rezerwacyjne, operatorzy współpracujący z hotelami czy globalne systemy dystrybucji. Profesjonalny system hotelowy łączy w sobie wszystkie ścieżki pozyskiwania Gości umożliwiając efektywne przyjmowanie rezerwacji, a także ułatwia szybkie reakcje na wszelkie zmiany cen na rynku i ich natychmiastową aktualizację we wszystkich kanałach dystrybucji. Dopiero te elementy składają się na efektywne zarządzanie obłożeniem hotelu.
Dostęp do systemu rezerwacyjnego to także duży atut dla Gości. Dzięki niemu mają dostęp do całościowej ceny za pobyt oraz mogą dokonać szybkiej rezerwacji. Możliwość wyboru dogodnego sposobu uregulowania płatności (karta, inna płatność on-line) również jest nie do przecenienia. Ponadto, Gość ma dużą łatwość korzystania z wszelkiego rodzaju voucherów czy kart podarunkowych. Wszystkie aspekty, które mogą być postrzegane przez Gościa za udogodnienia są w istocie równie wygodne dla operatora hotelu (lub sieci). Dodatkowo dochodzi jednak wiele zalet dostrzeganych tylko przez personel i właścicieli. Należy tu przede wszystkim wspomnieć o efektywnym zarządzaniu cenami pokoi.
Wiadomo, że od dawna ceny w hotelach nie są stabilne i zmieniają się niezwykle dynamicznie (chociażby w zależności od takich czynników jak ceny konkurencji, pogoda, dzień tygodnia czy zmiany cen surowców lub mediów). Oczywistym jest zatem, że potrzebny jest dostęp do danych i możliwość ich efektywnej analizy. Ważne jest, by program hotelowy umożliwiał analizę na kilku poziomach. Kadra zarządzająca na co dzień potrzebuje dostępu do określonych danych, raczej zwyczajowo obserwuje i ocenia konkretne wskaźniki, a główną wartością jest tu dostęp tych danych 24/7 i ich aktualizacja w czasie rzeczywistym. Specjalnie z myślą o tej sytuacji stworzyliśmy panele dla kierowników tzw. Dashboardy zapewniające dostęp do kluczowych wskaźników za pomocą urządzeń mobilnych. Sytuacja przedstawia się nieco inaczej, gdy mowa o przygotowaniu strategii czy przy podsumowaniach okresowych. Trzeba wówczas móc dysponować pełnymi możliwościami analitycznymi, czyli narzędziami pozwalającymi na przygotowanie kompleksowych raportów z możliwością definiowania parametrów (w naszych systemach realizujemy tę potrzebę za pomocą modułu Profit Management Center – PMC). Jednak analiza i zmiana ceny to tylko część pracy, gdyż po zmianie muszą one być jeszcze udostępnione we wszystkich wspomnianych kanałach sprzedaży (rezerwacji) – tę funkcjonalność także realizują nasze systemy.
Gdy jesteśmy już przy zbieraniu i analizie danych nie można zapomnieć o systemie lojalnościowym. Jest to świetne narzędzie do budowania relacji z Klientami, do pozyskania informacji o ich upodobaniach, a także uzyskiwania zgód marketingowych. Dzięki systemowi lojalnościowemu można zaproponować stałym Klientom zniżki lub zbieranie punktów, które następnie można wymienić na konkretne usługi. System lojalnościowy to też doskonałe rozwiązanie do zwiększenia obłożenia, np. poprzez wysłanie ofert specjalnych. Oczywiście tego typu działania powinniśmy traktować raczej jako akcje wyjątkowe i na bieżąco podejmować wszelkie działania, by utrzymywać obłożenie na zadowalającym poziomie.
Jednym z elementów pozwalających zapewniać optymalne obłożenie i tym samym wzrost przychodów jest maksymalne skrócenie czasu, w którym obsługa hotelu przebywa w pokoju. Co do zasady w systemie jest widoczna informacja na temat wykorzystania pokojów. Oczywistym jest także, że recepcja ma stały podgląd statusu pokoju – gdy jest on posprzątany i gotowy dla nowego Gościa, odpowiednia informacja jest natychmiast przesyłana do recepcji. Jednak znowu to, co proste i przyjazne dla użytkownika kryje za sobą zaawansowane rozwiązania IT. Skupmy się na początek na pracy personelu. Powinien on zawsze mieć dostęp do listy zadań (czy to jeśli chodzi o sprzątanie czy konserwację). W tym celu opracowaliśmy aplikację mobilną Staff Helper. Dzięki wykorzystaniu takiego narzędzia, odpowiedni personel natychmiast po wymeldowaniu (lub zgłoszeniu dokonanym przez Gościa) wie jakie prace należy wykonać w pokoju, tak by jak najszybciej mógł być ponownie zarezerwowany. Oczywiście istotnym elementem jest również zapewnienie obsadzania stanowisk pracy w hotelu tak, aby wszystkie prace były wykonywane terminowo. Tu również przygotowaliśmy poręczne rozwiązanie – Staff Scheduler. Aplikacja ta pozwala na szybkie planowanie grafików pracowniczych czy ustalanie zastępstw. Ułatwia również optymalne dopasowanie osoby do zadań (np. zgodnie z posiadanymi uprawnieniami, wynagrodzeniem itp.). Oczywiście należy również pamiętać o systemach automatyki hotelowej, które w tym kontekście pozwalają na szybkie zmiany kodów dostępu do pokoju czy dają dostęp o informacji na temat wykorzystania minibaru.
Na koniec należy jeszcze wspomnieć o innych ciekawych rozwiązaniach, które pozwalają znacznie oszczędzić czas Gościa oraz pozwalają na zaangażowanie personelu do bardziej wymagających zadań. Tym samym redukują koszty funkcjonowania całego obiektu. Tutaj na pierwszy plan wysuwa się proces meldunku Gościa w hotelu. Wielu Gości będzie skłonnych uznać ten etap za zbędny, natomiast z perspektywy hotelu jest konieczny i stanowi szansę pozyskania danych Gościa oraz (a może przede wszystkim) zgód marketingowych wymaganych przez prawo. Na te potrzeby opracowaliśmy specjalną aplikację – Elektroniczną Kartę Meldunkową. Gość dokonuje meldunku wypełniając dokument na tablecie. Takie rozwiązanie to również olbrzymia oszczędność czasu pracowników administracyjnych. Innym ciekawym rozwiązaniem są kioski samoobsługowe mogące przejąć wstępną obsługę Gościa, jak i wymeldowanie – również duża oszczędność czasu personelu.
Zapewnienie Klientom najlepszej oferty to kompleksowe zagadnienie obejmujące wszystkie aspekty pracy hotelu. To, co może obserwować Gość na stronach systemów rezerwacyjnych jest wynikiem ciężkiej pracy pracowników hotelu oraz kadry zarządzającej, a ich wysiłki powinny być wspierane przez odpowiednio zaprojektowane systemy IT. Dopiero połączenie tych wszystkich elementów i ich ścisła współpraca zapewnia zadowolenie Gości i optymalne zyski hotelu.
