Ostatnie lata zweryfikowały użyteczność i wartość nowych technologii w różnych sektorach gospodarki. Najnowsze raporty wskazują, że najlepiej po pandemicznym kryzysie poradziły sobie te kraje, które od lat stawiają na automatyzację i robotyzację. Dotyczy to także branży hotelarskiej, w której wdrażanie nowoczesnych rozwiązań pozwala radzić sobie ze współczesnymi wyzwaniami rynku. Jakie są obecnie najnowsze trendy? Jakie technologie są już dzisiaj na wyciągnięcie ręki?
Nowe technologie w hotelarstwie rozwijają się już od kilkunastu lat, ale dopiero pandemiczny kryzys zweryfikował, jak wielką wartością mogą być dla tej branży. To właśnie dzięki nim wiele obiektów mogło ponownie, sprawnie otworzyć swoje drzwi i wrócić do właściwej działalności. Obszar technologii, który najszybciej rozwija się w hotelarstwie to przede wszystkim samoobsługa i bezkontaktowy meldunek. W tym przypadku można już mówić o silnym trendzie, który pojawił się na długo przed pandemią. O wysoką jakość autonomicznej obsługi dbają systemy informatyczne. To one dbają o zarządzanie całym obiektem. Pozostałe narzędzia pozwalają zapanować nad gastronomią czy precyzyjnym administrowaniu obiektem. Jakie są najważniejsze możliwości technologiczne w hotelach? Czy efektywność rozwiązań IT jest rzeczywiście taka duża?
1. Samoobsługa
Coraz częściej Goście hotelowi pragną sami, w dowolnym momencie skorzystać z wybranych usług. Tyczy się to nie tylko opcji check-in/check-out, ale też wyboru dodatkowych atrakcji czy ich rozliczenie. Taki trend pozwala obiektom hotelowym na wsparcie działań standardowej recepcji, która dzięki kioskom samoobsługowym może zająć się bardziej złożonymi zadaniami. Stanowisko e-recepcji może z powodzeniem realizować takie zadania, jak:
- samodzielne zameldowanie i wymeldowanie w obiekcie,
- udostępnienie karty do drzwi lub wydruk nr PIN,
- rozliczenie transakcji realizowanych kartami płatniczymi,
- wygenerowanie i wysłanie faktury na wskazany adres mailowy.
Kiosk, jako całodobowa e-recepcja, pozwala również na wielojęzyczną obsługę Gości. Mogą oni komfortowo, bez niezręcznych sytuacji, zapoznać się z warunkami zameldowania i pełną ofertą obiektu. Urządzenie ustawione w hotelowej przestrzeni jest dodatkowo atrakcyjnym nośnikiem treści marketingowych (tj. propozycja promocyjnych pakietów w strefie SPA czy zaproszenia na zbliżające się wydarzenia w okolicy), które mogą być wyświetlane według zaplanowanego harmonogramu.
2. Elektroniczna karta meldunkowa
EKM porządkuje wszystkie sprawy związane z RODO i pozwala uniknąć wielu papierowych dokumentów, segregatorów oraz wypełniania skomplikowanych formularzy przez Gości przybywających do obiektu. Elektroniczna Karta Meldunkowa radzi sobie z RODO w pięciu prostych krokach:
- Gość może wpisać na tablecie swój numer rezerwacji lub nazwisko, bądź podać jedną z tych informacji recepcjoniście, aby wyszukał ją w systemie PMS.
- Na tablecie automatycznie wyświetlają się dane Gościa.
- Gość akceptuje niezbędne zgody dotyczące przetwarzania jego danych oraz składa odręczny podpis na tablecie za pomocą rysika.
- Dane z wyrażonymi zgodami automatycznie przesyłają się do systemu PMS.
- Upoważnione osoby zarządzają swobodnie zebranymi danymi do celów, o których Gość został poinformowany.
EKM pozwala skrócić formalności związane z RODO do minimum. Ponadto, w przypadku ewentualnych zmian czy też pojawienia się nowych wytycznych, wystarczy w prosty sposób zaktualizować system. Dzięki EKM zyskujemy nie tylko większe bezpieczeństwo w przechowywaniu danych, ale również ograniczamy ilość niezbędnej dokumentacji. Tym samym, zyskujemy więcej czasu na obsługę. Dzięki tej technologii informatycznej udaje się nie tylko rzetelnie gromadzić dane Gości, ale także przyspieszyć i usprawnić funkcjonowanie całej administracji.
3. Hotelowa gastronomia pod ścisłą kontrolą
Gastronomia funkcjonująca w obrębie obiektu hotelowego to szczególny rodzaj zbiorowego żywienia. Panowanie nad różnymi obszarami sprzedaży jest dla wielu managerów karkołomnym wyzwaniem, które pochłania mnóstwo czasu. Dzięki oprogramowaniu ułatwiającemu zarządzanie sprzedażą w gastronomii można zyskać bieżącą kontrolę nad wszystkim, co w hotelowym gastro jest bardzo istotne. Program pozwala zapanować nad takimi obszarami, jak:
- sprzedaż – powstająca w różnych lokalizacjach i w różnych okolicznościach (bufet, bar, szkolenie, uroczystości). Rejestrowanie wszystkich transakcji w systemie pozwoli rozliczyć i zweryfikować każdą sprzedaż,
- receptury i kalkulator kosztów – zaopatrzenie hotelowej gastronomii, która działa na różnych obszarach nie będzie już żadnym wyzwaniem. Dzięki wprowadzonym recepturom łatwo policzymy zużycie produktów i ilość surowców potrzebnych do obsługi restauracji,
- dostęp do rozbudowanych raportów – na bieżąco zweryfikujemy dane bieżące i archiwalne, nawet przez urządzenia mobilne. Dzięki tej funkcjonalności rzetelnie obliczymy wydajność ekonomiczną restauracji oraz sprawdzimy aktualną sytuację np. rachunki czy storno produktów.
Profesjonalne oprogramowanie wspierające prowadzenie hotelowej gastronomii pozwoli również na tworzenie kont pracowniczych z ograniczonym dostępem czy pełna integracja z mobilnymi aplikacjami m.in. ICS do dokładnej inwentaryzacji i kontroli surowców.
4. Automatyka hotelowa
Zintegrowany system do zarządzania hotelem znacznie zyskał na popularności w ostatnich latach. Wielu właścicieli decyduje się na instalacje z zakresu automatyki głównie w celu oszczędności i optymalizacji zasobów. Według badań tego typu inwestycja pozwala zaoszczędzić aż 30 proc. energii elektrycznej i podnieść rentowność obiektu dzięki lepszej organizacji czasu pracy. Współczesna automatyka to aż kilkanaście funkcjonalności z różnego obszaru administracji. Najważniejsze to m.in.:
- wizualizacja bieżącego stanu obiektu,
- analiza aktywności pracowników,
- kontrola dostępu do pokoi i stref,
- zarządzanie oświetleniem zewnętrznym i scenami światła,
- zaawansowane sterowanie zasilaniem,
- kontrolowanie minibarów.
Automatyka Hotelowa to nie tylko oszczędności i optymalizacja zasobów, ale przede wszystkim bezcenne bezpieczeństwo i możliwość natychmiastowego reagowania w sytuacjach awaryjnych.
Technologiczne trendy w hotelarstwie nie zamykają się tylko w powyższych obszarach. Rynek bardzo się rozwija i dostosowuje do bieżących potrzeb. Każde z wymienionych rozwiązań daje inwestorom nowe możliwości, które realnie wpływają na funkcjonowanie obiektu. Ich zastosowanie to nie tylko oszczędności i optymalizacja kosztów, ale także bezpieczeństwo i przede wszystkim odpowiedź na aktualne oczekiwania Gości hotelowych.
