Jak wynika z analizy światowych tendencji w przemyśle spotkań oraz danych pochodzących z raportów branżowych stowarzyszeń i instytucji badawczych, kluczowe w 2019 roku będzie dziesięć zjawisk:
- Personalizacja
- Wzrost budżetów na programy motywacyjne
- Mobilna przyszłość
- Wzrost roli miast średniej wielkości
- Projektowanie wydarzeń
- Bezpieczeństwo i ochrona
- Zarządzanie emocjami
- Nietypowe projektowanie przestrzeni
- Dane zarządzają działaniami
- Harmonia i wellness
Personalizacja
We wszystkich działaniach podejmowanych przez firmy, marki czy organizatorów wydarzeń liczy się personalizacja i szukanie takich rozwiązań, które pozwolą jak najefektywniej wykorzystać czas. Dlatego takie pojęcia jak „bycie w biurze” czy „godziny pracy” zmieniają swoje znaczenie. Dostosowujemy miejsce i czas do indywidualnych potrzeb swoich i wynikających z danego zadania. Miejscem rozmów biznesowych może być salon spa kort czy pole golfowe.
Ważnym aspektem w tym kontekście jest także – wynikające z dbałości o jakość życia – wybór żywności – ekologicznej, świeżo przygotowanej, z uwzględnieniem alergii czy preferencji światopoglądowych. Jakość jedzenia, odnowa psychofizyczna, umysłowy relaks – należy uwzględniać wszystkie elementy, które pomogą zwiększyć energię i będą wspierać koncentrację.
W podejmowaniu decyzji o wyborze miejsca wyjazdu liczyć się będzie najbardziej właśnie perspektywa personalnych doświadczeń.
Wzrost budżetów na programy motywacyjne
Ponad 50% managerów odpowiadających z zarządzanie relacjami z partnerami biznesowymi, pracownikami czy konsumentami zgłasza wzrost budżetów na programy motywacyjne. Do programów tych zapraszana i kwalifikowana jest także większa liczba uczestników. Wzrasta też znaczenie tego rodzaju motywacji.
W budowaniu programów coraz większe znaczenie odgrywa infrastruktura, a zmniejsza się waga elementów CSR.
Mobilna przyszłość
Zaangażowanie uczestników w wydarzenie powinno się zacząć na długo przed rozpoczęciem eventu, i trwać po jego zakończeniu. Marketerzy na to kierować będą swoją kreatywną energię i w dużej mierze w tym celu wykorzystywać nowe technologie i urządzenia mobilne. Wśród tych, na które zwrócą szczególną uwagę będą technologia rozpoznawania głosu, twarzy czy biometria. Normą będą stawać się wirtualne biura czy chatboty tekstowe i polecenia głosowe w prowadzeniu wydarzeń.
Wzrost roli miast średniej wielkości
Większość z miast inwestuje w nową infrastrukturę oraz aktywności marketingowe, które podkreślają ich atuty, specjalizację czy ofertę kulturalną. Organizatorzy natomiast nie zwiększają budżetów, a nawet je obcinają, a mimo to chcieliby dostać tyle samo lub więcej. Dlatego też coraz częściej do głosu dochodzą miasta średniej wielkości, tzw. miasta drugiego i trzeciego rzędu. Dzięki temu, że zwykle są mniejsze pozwalają uczestnikom na większą interakcję z miastem i daję większe możliwości szybkiego przemieszczania się z wykorzystaniem różnych środków transportu.
Projektowanie wydarzeń
Coraz istotniejszą rolę w projektowaniu wydarzeń będą odgrywać technologie, na każdym etapie budowania doświadczeń uczestników. Projektowanie doświadczeń i zachowań dotyczyć będzie działań przed wydarzeniem i po nim. Podstawą będę emocje i technologie.
Planowane będę większe wydarzenia kosztem ich częstotliwości. Metodyka EventCanvas, Design Thinking czy planowanie oparte na technikach ROI – zwrotu z inwestycji stały się narzędziami wykorzystywanymi przez organizatorów na równi z aplikacjami dotyczącymi zarządzania.
Bezpieczeństwo i ochrona
Organizatorzy oraz przedstawiciele destynacji zauważają coraz więcej zagrożeń, na które muszą być przygotowani, realizując wydarzenie. Wśród nich są trzęsienia ziemi, huragany, pożary czy protesty społeczne i ataki terrorystyczne. Obawy przed epidemiami czy licznymi chorobami także stanowią dużą barierę.
Światowa organizacji Meeting Professionals International i jej eksperci uważają, iż zabezpieczenie spotkań, biorąc pod uwagę wydarzenia z ostatnich dwunastu miesięcy, będzie jednym z najważniejszych aspektów. Zapytani o kwestie bezpieczeństwa respondenci badania Meetings Outlook zaznaczyli iż 46% ma plany na wypadek klęsk żywiołowych, 45% – przemocy z użyciem broni palnej, a 31% – cyberataku.
Zarządzanie emocjami
Nastroje i zaangażowanie uczestników wydarzenia są kluczowe, aby je rozpoznawać organizatorzy będą używać innowacyjnych rozwiązań i nowych technologii. Aplikacje o różnorodnych funkcjach, nowoczesne systemy rejestracji, mają ułatwić pracę, ale przede wszystkim zwiększyć zaangażowanie odbiorcy.
Konstruując spotkania edukacyjne, organizatorzy coraz częściej korzystać będą z formuły wypracowanej przez TED Talks, dynamicznej, uciekającej od klasycznej formy i agendy. Wiedza powinna iść w parze z emocjami.
Emocje mają być wywoływane przez multisensoryczne i multimedialne doświadczenia. Na wydarzeniach pojawiać się będzie coraz częściej sztuka – w różnych odsłonach – która porusza.
Branża spotkań zaczyna być postrzegana nie tylko jako taka, która koncertuje się na projektowaniu wydarzeń i wyjazdów, ale jako biznes „zmieniający życie”. Emocje znacząco pomagają osiągnąć ten cel.
Nietypowe projektowanie przestrzeni
Przestrzeń spotkań się zmienia. A coraz więcej wydarzeń wymaga „domowej” oprawy i aranżacji – które wykreują wygodne środowiska do „łączenia się”, współpracy, tworzenia. Uczestnicy mają czuć się swobodnie, przestrzeń dookoła nich ma być kompatybilna z atmosferą wydarzenia i służyć jego głównemu celowi. Planiści spotkań oczekują zmian w projektowaniu przestrzeni konferencyjnych, co potwierdza „IACC Meeting Room of the Futurereport”.
Normą staje się też wykorzystywanie nietypowych, unikalnych przestrzeni do organizacji spotkań, co oznacza ciągłą potrzebę odkrywania nowych miejsc, lub prezentowania znanych w nowatorski sposób.
Dane zarządzają działaniami
Bezpieczeństwo danych nadal będzie głównym wyzwaniem dla wszystkich dzisiejszych branż, ponieważ jesteśmy świadkami skutków, jakie naruszenie tego bezpieczeństwa może mieć w biznesie, polityce czy życiu osobistym. Wyzwanie to dotyczy także używania nowych technologii, co wpływa np. na możliwość wykorzystywania czegoś wizerunku. Coraz częściej zacierają się też granice pomiędzy tym co służbowe, a tym co prywatne – dotyczy to zarówno urządzeń, jak i mediów społecznościowych.
Z drugiej strony patrząc, analiza danych powinna stać się podstawą zarówno decyzji biznesowych w przemyśle spotkań, jak i tych dotyczących projektowania wydarzeń.
Harmonia i wellness
Relaks i rewitalizacja stały się priorytetem, szczególnie dla tych, którzy regularnie podróżują w celach zawodowych. Wellness i możliwość ucieczki od stresów dnia codziennego będą poszukiwanym dodatkiem dla podróżujących służbowo. Uczestnicy wyjazdów motywacyjnych zaznaczają, że ich specjalnym życzeniem jest wellness rozumiane jako np. joga, zdrowe posiłki, golf itp.
„Celem opracowania jest przede wszystkim inspirowanie, ale też porządkowanie rynku. Wskazując kluczowe zagadnienia, liczę na to, że mogą stać wskazówką w codziennej pracy. Zależy mi także na zaprezentowaniu całościowego obrazu przemysłu spotkań i tego jak ta dziedzina rozwija się na świecie. Współczesne postrzeganie spotkań pozwala na wniosek, że pracujemy w biznesie „zmieniającym życie”. Z mojej strony takie odczuwalne zmiany można odnaleźć m.in. w Gdyni, która została partnerem tegorocznego raportu” – mówi dr Krzysztof Celuch, autor raportu, prezes firmy Celuch Consulting, pełnomocnik rektora w Szkole Głównej Turystyki i Rekreacji Vistula.
Pełny raport można pobrać na stronie internetowej www.celuchconsulting.com
Partnerem raportu jest Miasto Gdynia
