Co powinna zawierać umowa?
Aby umowa skutecznie zabezpieczała interesy właściciela lokalu nie musi być długa i skomplikowana. Wręcz przeciwnie – konieczne jest co prawda uregulowanie szeregu aspektów, ale najlepiej uczynić to jak najprostszym językiem. Umowa przeważnie jest zawierana z osobami fizycznymi, konsumentami, należy zatem pamiętać o konieczności takiego sformułowania umowy, aby była ona zrozumiała i nie zawierała niedozwolonych klauzul umownych, na przykład nadmiernych kar umownych, bezwzględnej odpowiedzialności pary młodej.
Oto postanowienia, które powinny znaleźć się w umowie o organizację wesela lub imprezy:
1) przedmiot umowy- czy umowa dotyczy wyłącznie najmu sali, czy wynajmu sali wraz z wyżywieniem, czy też jest to umowa o kompleksową organizacje wesela – umowa o dzieło;
2) liczba gości, w wyszczególnieniem dorosłych, dzieci. Należy również określić od jakiego wieku uważamy osobę za dorosłego;
3) data wesela oraz godziny jego trwania;
4) cenę od gościa, tzw. „od talerzyka”, ewentualnie inne rozliczenie;
5) łączna cena organizacji wesela oraz sposób ostatecznego jej ustalenia (iloczyn liczby gości i ceny za „talerzyk”). Umowy takie są często zawierane na wiele miesięcy przed uroczystością, warto zatem zabezpieczyć możliwość wzrostu ceny menu, np. o wskaźnik wzrostu cen GUS. Należy określić, czy w cenę uroczystości wliczony jest tort i jakie są zasady ustalenia wyboru tortu;
6) określenie ostatecznej liczby gości i menu- warto wpisać do umowy datę, do której ma zostać ustalona ostateczna liczba gości oraz wybrane pełne menu. Daty te powinny być ustalone tak, aby zapewnić właścicielowi możliwość przygotowania odpowiedniej ilości miejsc i nakryć, a także zaplanowanie ilości potrzebnych pracowników oraz produktów;
7) zastrzeżenie zaliczki lub zadatku oraz terminu i sposobu ich rozliczenia;
8) odpowiedzialność organizatora za szkody spowodowane przez gości;
9) zgoda na atrakcje dodatkowe, np. postawienie fotobudki, pokaz fajerwerków- właściciel będzie wówczas miał wpływ na to, jakie atrakcje będą zapewnione w miejscu uroczystości, będzie mógł je dostosować do zasad bezpieczeństwa obowiązujących w danym obiekcie;
10) możliwość wniesienia na salę własnego alkoholu lub jedzenia i zasady związane z potwierdzeniem ich zakupu;
11) kto jest odpowiedzialny do zapłaty opłaty do ZAIKS.
Poniżej omówimy najważniejsze punkty, które w praktyce najczęściej powodują problemy.
Zadatek czy zaliczka?
Większość osób nie dostrzega różnicy pomiędzy pojęciami zadatek i zaliczka. Czy faktycznie oznaczają one to samo i w umowie możemy używać ich zamiennie? Nie, pojęcia te mają odmienne zastosowanie i cel.
Zadatek jest co do zasady bezzwrotny. Jeżeli organizator uroczystości wycofa się z organizacji, wówczas właściciel może zachować zadatek. Taka sytuacja ma miejsce na przykład w przypadku rozstania narzeczonych. Należy jednak uważać na wysokość ustalonego zadatku, gdyż w przypadku niewykonania umowy z przyczyn wynikających z winy właściciela (np. sala została wynajęcia dwóm parom na ten sam termin, overbooking), będzie on musiał zapłacić dwukrotność danego zadatku. W szczególności w umowie warto dookreślić sytuację, w jakich właściciel będzie odpowiedzialny do zwrotu dwukrotności zadatku do spraw wynikających z jego winy umyślnej. Wysokość zadatku zależy od ustaleń z organizatorem uroczystości. Nie można jednak żądać zadatku w wysokości 100 % wartości umowy, dopuszcza się w praktyce zadatek będący 80% końcowej ceny.
Zaliczka ma natomiast charakter zwrotny. Jeśli nie dojdzie do imprezy (niezależnie od przyczyn), zaliczka podlega zwrotowi. Decydując się na zaliczkę należy określić zasady jej zwrotu i zastrzec możliwość naliczenia kary umownej za rozwiązanie umowy. Zwykle kwota przewidzianej kary umownej jest równa lub niewiele niższa od przewidzianej zaliczki. Należy jednak pamiętać o zastrzeżeniu możliwości dochodzenia odszkodowania przekraczającego wysokość kary umownej. Jest to w szczególności uzasadnione, jeśli właściciele lokalu ponieśli już koszty związane z organizacją uroczystości. Zastrzeżenie w umowie z parą młodą tzw. „bezzwrotnej” zaliczki jest niezalecane, gdyż klauzula taka może być uznana za niedozwolone postanowienia umowne.
Odpowiedzialność organizatora za szkody spowodowane przez gości
Do umowy z organizatorem uroczystości warto wpisać postanowienia dotyczące odpowiedzialności organizatora za szkody wyrządzone przez jego gości. Właściciel obiektu nie zna danych wszystkich gości, nie jest również w stanie często zweryfikować, kto wyrządził daną szkodę. Brak powyższego zastrzeżenia może spowodować, że niemożliwe będzie skuteczne dochodzenie zwrotu należności za szkody.
Po dokonaniu indywidualnych ustaleń, można wprowadzić do umowy odpowiedzialność organizatora za szkody wyrządzone przez uczestników szkolenia lub imprezy. W relacjach z konsumentem należy uważać, aby treść umowy była indywidualnie ustalana z organizatorami, aby uniknąć zarzutu stosowania klauzul niedozwolonych (abuzywnych). Zagrożeniem stosowania takich klauzul jest m.in. uznanie braku mocy wiążącej takiego postanowienia i brak możliwości uzyskania odszkodowania za szkody.
Opłata do ZAIKS
Obowiązek podpisania umowy licencyjnej spoczywa każdorazowo na organizatorze wesela, którym w zależności od treści umowy może był właściciel obiektu lub organizator (na przykład para młoda). Nie jest to jednak zależne od samego stwierdzenia w umowie, ale od zakresu zlecenia dla właściciela.
Właściciel jest organizatorem wesela w dwóch przypadkach. Po pierwsze jeśli zapewnia kompleksową organizację wesela, czyli oprócz samej sali i wyżywienia organizuje również oprawę muzyczną. Drugim przypadkiem jest sytuacja, w której właściciel dobrowolnie w umowie zgodzi się na przejęcia odpowiedzialności za zawarcie umowy licencyjnej. Zapewni to parze młodej wygodę i może wpłynąć pozytywnie na wizerunek z punktu widzenia kompleksowości usług, a właścicielowi umożliwi doliczenie wysokości opłaty do kosztów wesela, niejako podwyższając cenę za „talerzyk”. W takim przypadku właściciel ma również pewność, że umowa licencyjna została zawarta i ZAIKS (lub inna organizacja zbiorowego zarządzania prawami autorskimi twórców) nie będzie w przyszłości zwracał się do niego z prośbą o wyjaśnienia.
Podsumowując, obowiązek zawarcia umowy licencyjnej ciąży co do zasady na parze młodej. Taka para młoda powinna zgłosić się do ZAIKS po tzw. licencję jednorazową, obejmującą samo wesele, ewentualnie również poprawiny. W celu zapewnienia kompleksowej usługi właściciele obiektów często jednak przejmują odpowiedzialność za zawarcie umowy i dokonanie opłaty. Zdarzają się również przypadki, że umowa licencyjna podpisywana jest z zespołem muzycznym, który obowiązek ten realizuje na podstawie umowy zawartej z parą młodą. Zgodnie ze stanowiskiem ZAIKS-u brak jakiegokolwiek uregulowania kwestii ponoszenia opłat licencyjnych w umowie może spowodować uznanie odpowiedzialności solidarnej właściciela obiektu wraz z parą młodą i zespołem muzycznym.
Z punktu widzenia właściciela obiektu i zabezpieczenia jego interesów, w którym organizowane są wesela lub inne uroczystości okolicznościowe zawarcie umowy jest bardzo korzystne. Po pierwsze, pozwoli to udowodnić w przypadku ewentualnych roszczeń zakres umowy, obowiązki każdej ze stron. Właściciel będzie miał możliwość zastrzeżenia nieprzewidzianych ogólnymi przepisami prawa korzyści na wypadek odstąpienia od umowy przez parę młodą, czy też wyrządzenia szkody przez gościa. Umowa taka nie musi być skomplikowana, wystarczy, aby w sposób zrozumiały i kompleksowy wyjaśniła określone powyżej najważniejsze punkty, które w praktyce sprawiają najwięcej problemów.
Artykuł został opracowany przez zespół doświadczonych prawników z kancelarii OWIW Legal, świadczącej usługi m.in. dla branży HoReCa. Zatrudnieni w niej specjaliści pomagają w zakładaniu hoteli i restauracji, tworzą dla nich umowy najmu, pomagają w sporach (np. z firmami budowlanymi lub ZAIKS-em), uczestniczą w kontrolach Państwowej Inspekcji Pracy, reprezentują Klientów w sporach z pracownikami, sporządzają i sprawdzają regulaminy hoteli. Ponadto dysponują doświadczeniem w przekształcaniu działalności oraz w przejęciach/zbyciach tego typu obiektów, a także tworzą raporty i oceny ryzyk prawnych.
