Od tygodnia głównym hasłem dla organizatorów kongresów i konferencji jest GO ON-LINE.Ale czy wszyscy wiemy co dokładnie dla przemysłu spotkań znaczy GO ON-LINE.W internecie od dawna krążą podcasty, webinaria. To formaty znane i lubiane. Teraz mamy więcej czasu, żeby z nich skorzystać. Ale czy o tym myślimy, mówiąc o przeniesieniu spotkań on-line ?
Maarten Vanneste – President w Meeting Design Institute mówi wprost – “WEBINARS SUCK! I nie muszę Wam, organizatorom spotkań tłumaczyć dlaczego.”
Jesteśmy istotami społecznymi i podczas wszelkiego rodzaju spotkań – kongresów, konferencji – uczymy się od siebie nawzajem, poznajemy, lubimy, ufamy. Po prostu lubimy odkrywać miejsca, ludzi i rzeczy. ŻADNEGO z powyższych nigdy nie doświadczymy podczas webinarium – mówi Vanneste. Nasz przemysł dusi się, wszystkie spotkania są zawieszone. Nie możemy się przemieszczać, nasi uczestnicy są zamknięci. Taka sytuacja potrwa jeszcze miesiąc, dwa, trzy… nikt nie wie.
Nie możemy po prostu anulować i wierzyć, że przeżyjemy. Co możemy zrobić poza anulowaniem lub przełożeniem? Jako pierwsze przychodzą nam na myśl webinaria – jako najprostrza metoda nauki on-line. „Dajcie spokój ludzie. Wszyscy to wiemy, ale nie tędy droga. Powiem więc to głośno i przed całym światem: WEBINARS SUCK!” – stanowczo twierdzi Vanneste.
Możemy zrobić znacznie więcej ! Możemy przygotować profesjonalne spotkania online. Lub konferencje online. Lub szkolenie online. Seminaria i kongresy online. I nie mamy tu na myśli serii webinariów! Vanneste mówi o stworzeniu profesjonalnego środowisko online, w którym uczymy się od mówców i od siebie nawzajem. Możemy zaplanować sesje plenarne, przerwy w pracy, przerwy na kawę i rozmowy w małych grupach. Takie środowisko on-line można zaprojektować na wiele sposobów – społecznościowy, interaktywny, a nawet magiczny. Trochę jak prawdziwe spotkania, ale online. Jeśli są dobrze zaprojektowane, dostosowane do czasu, przygotowane i dobrze wykonane mogą być chwilowym ratunkiem dla nieistniejącego obecnie przemysłu spotkań.
Maarten Vanneste jest Prezesem w Meeting Design Institute. Organizacja z sukcesem wdraża już rozwiązania on-linowe, a ich uczestnicy nie kryją zadowolenia.
„To było najlepsze spotkanie online, w jakim kiedykolwiek uczestniczyłem. Byłem wcześniej na wielu seminariach internetowych, ale to cyfrowe spotkanie organizowane przez Meeting Design Institute było bardzo interaktywne i wciągające. Grupy Breakout były doskonale zorganizowane, a w tych mniejszych grupach mogliśmy przeprowadzić burzę mózgów niektórych kluczowych kwestii. Wydarzenie to było bardzo wartościowe i jest idealnym rozwiązaniem w czasach kryzysu i izolacji ” – mówi jedne z uczestników spotkania.
Jako zawodowi organizatorzy spotkań musimy podnieść poprzeczkę i robić lepiej, DUŻO lepiej. Musimy stworzyć środowisko on-line, które sprawi, że uczestnicy zapomną o istnieniu czegoś takiego jak webinarium – podkreśla Vanneste .
Kiedy powoli sytuacja zacznie wracać do normy, w niektórych krajach początkowo możemy udać się na spotkanie Multi-Hub, zanim w pełni wrócimy do prawdziwych spotkań „w terenie”.
Ale teraz pozwólmy naszym zespołom i członkom cieszyć się wspaniałymi wrażeniami, nawet pomimo braku możliwości przemieszczania się. Międzynarodowe spotkania trwające zaledwie kilka godzin są łatwe, niedrogie i możliwe do przeniesienia do środowiska on-line.
Możliwe są konferencje online z setkami uczestników i dziesiątkami pokoi typu break-out.
Możliwe są konwersacje i wkład w małych grupach (C&I), jak w „prawdziwej interakcji”
Przetrwamy te trudne czasy dla przemysłu spotkań i wyjdziemy z nich bogatsi o nowe rozwiązania i doświadczenia !
Katarzyna Cioch, wiceprezes zarządu ds. nauki i rozwoju Stowarzyszenia Konferencje i Kongresy w Polsce. Absolwentka Zarządzania i studiów MBA na Oxford Brooks University. Z przemysłem spotkań związana od początku swojej kariery. Najpierw pracując po stronie klienta korporacyjnego – w dziale Marketingu HBO Polska, następnie przez ponad 10 lat po stronie agencji, gdzie kierowała działem obsługującym klientów stowarzyszeniowych organizując kongresy dla branży medycznej i paliwowej. W latach 2015-2017 pracowała w sektorze publicznym (Warsaw Convention Bureau) gdzie była odpowiedzialna za pozyskiwanie do Warszawy dużych międzynarodowych kongresów stowarzyszeniowych. Doświadczenie i wiedzę zdobytą podczas współpracy z zagranicznymi klientami stowarzyszeniowymi i obsługującymi ich agencjami przenosi teraz na rynek polski. Obecnie współpracuje z medyczną branżą stowarzyszeniową, profesjonalizując ich struktury, wprowadzając menadżerski model zarządzania. Jest członkiem Komitetów Organizacyjnych kilku dużych światowych wydarzeń organizowanych w Polsce. Swoją wiedzą i doświadczeniem dzieli się ze studentami.
