Organizacja cateringu dla wydarzeń z udziałem tysięcy uczestników to prawdziwe wyzwanie, które wymaga precyzyjnego planowania, skoordynowanej logistyki i zespołu profesjonalistów z wieloletnim doświadczeniem. Jak za kulisami wygląda przygotowanie takiego wydarzenia – od transportu i zasilania po stworzenie różnorodnego menu i zapewnienie atrakcji dla dzieci? Przekonaj się, jakie kroki trzeba podjąć, aby uczestnicy mogli cieszyć się smacznymi potrawami i świetnie się bawić, nie zwracając uwagi na skomplikowane procesy organizacyjne, które to umożliwiają.
25 maja 2024 roku, Airport Hotel Okęcie stanął przed zadaniem obsłużenia 3500 osób podczas Pikniku Rodzinnego dla pracowników jednego z największych producentów pieczywa i wyrobów cukierniczych w Polsce i za granicą. Nad organizacją i realizacją tego ogromnego przedsięwzięcia czuwał dyrektor operacyjny Łukasz Malinowski, a kulinarne dzieło stworzyli szefowie kuchni Marcin Suchanek, Kamil Mamerski oraz szef cukierni Alan Pasierb.
Planowanie tak dużego wydarzenia rozpoczęło się na długo przed jego datą. Każdy szczegół musiał być starannie przemyślany, aby uniknąć potencjalnych problemów i zapewnić sprawną realizację. Kluczowe elementy obejmowały:
- Transport: Logistyka transportu była kluczowa. Jedzenie i napoje musiały zostać przewiezione z hotelu na miejsce pikniku, oddalone o kilkadziesiąt kilometrów. Aby zapewnić świeżość i bezpieczeństwo produktów, konieczne było wynajęcie odpowiedniej liczby samochodów chłodniczych i mroźni.
- Energia elektryczna: Przygotowanie i serwowanie posiłków na miejscu wymagało precyzyjnego oszacowania zapotrzebowania na prąd. Aby zasilić strefę cateringową oraz Live Kitchen Stations, zorganizowano odpowiednie agregaty i źródła zasilania.
- Wyposażenie: Brak jednego z kluczowych elementów, takich jak ekologiczne naczynia jednorazowe czy sprzęt kuchenny, mógłby zakłócić obsługę uczestników. Dlatego każdy szczegół dotyczący wyposażenia musiał być dokładnie zaplanowany.
Łukasz Malinowski, jako lider projektu, podkreślał znaczenie precyzyjnego planowania: Dobry plan to podstawa, opracowanie odpowiednio wcześniej scenariusza i nie pozostawianie miejsca na dopowiedzenia to klucz do sukcesu i spokój podczas realizacji. Przy ponad 3500 tysiącu uczestników jeden błąd – np. zamówienie zbyt malej ilości ekologicznych naczyń jednorazowych może grozić katastrofą. Myślimy w tym samym czasie o takich rzeczach jak, ile KW prądu będzie potrzebne do zasilenia strefy cateringowej, ile samochodów chłodni i mroźni zabezpieczy transport jedzenia i napoi tym bardziej, że dystans pomiędzy hotelem a miejsce pikniku to kilkadziesiąt kilometrów. Każdy błąd, jak zamówienie zbyt małej ilości naczyń jednorazowych, mógłby doprowadzić do katastrofy. Wszystkie aspekty musiały być dokładnie przemyślane i zaplanowane.
Jednym z najbardziej imponujących elementów pikniku była 70-metrowa linia stacji bufetowych, każda z nich poświęcona innej kuchni świata. Uczestnicy mieli okazję skosztować potraw z różnych regionów:
- Francja: Wołowina po burgundzku z bagietką z patelni, Quiche Lorraine z kurczakiem.
- Niemcy: Berlin currywurst z pudrem curry.
- Meksyk: Tlayudas z mięsem, warzywami i dipami.
- Ameryka: Burgery z wołowiną serwowane z Food Trucka.
- Polska: Pierogi z mięsem, marynowana karkówka w ziołach i papryce, młode ziemniaki z koperkiem i zsiadłym mlekiem.
Każda z tych stacji wymagała precyzyjnego przygotowania oraz dostarczenia odpowiednich składników i narzędzi. Kucharze nie tylko gotowali na miejscu, ale również angażowali się w interakcje z gośćmi, co dodatkowo wzbogacało doświadczenie kulinarne.
Zapewnienie odpowiedniego menu dla dzieci to tylko część zadania. Aby dzieci mogły w pełni cieszyć się piknikiem, kluczowe było również stworzenie przyjaznej atmosfery z pomocą animatorów, którzy zapewniali liczne atrakcje i zabawy.
Strefa dla dzieci powinna być atrakcyjna nie tylko pod względem dekoracji i animatorów, ale także pod względem menu. Dzieci powinny mieć możliwość wyboru spośród różnorodnych smaków i potraw. Dlatego serwowaliśmy w specjalnej strefie KIDS takie potrawy jak: kurczak zagrodowy, frytki belgijskie, niemieckie szpecle z sosem waniliowym, pancakes z sosem klonowym i oczywiście włoskie lody oraz watę cukrową. Mnóstwo owoców sezonowych oraz lemoniady: arbuzowa, limonkowa, truskawkowa – skomentował Jacek Piasecki, dyrektor generalny Airport Hotel Okęcie.
Kulminacją pikniku był imponujący, trzymetrowy tort przygotowany przez zespół cukierników pod kierownictwem Alana Pasierba. Tort nie tylko wspaniale smakował, ale także stanowił imponującą atrakcję wizualną, która zachwyciła wszystkich uczestników.
Organizacja Pikniku Rodzinnego dla 3500 osób przez Airport Hotel Okęcie to świetny przykład tego, jak ważne są planowanie, logistyka oraz doświadczenie w branży cateringowej. Każdy szczegół – od transportu i zasilania, przez wybór i przygotowanie menu, po zapewnienie odpowiednich zasobów – został starannie przemyślany i koordynowany. Dzięki precyzyjnemu planowi i profesjonalizmowi zespołu, skomplikowana operacja przebiegła bez zakłóceń. Goście mogli w pełni cieszyć się wydarzeniem, nie zdając sobie sprawy z pracy włożonej w jego organizację. To właśnie to niewidoczne zaplecze stanowi esencję doskonałej organizacji. Kiedy uczestnicy mogą bez przeszkód delektować się kulinarnymi specjałami i spędzać czas w przyjemnej atmosferze, oznacza to, że zespół cateringowy wykonał swoją pracę na najwyższym poziomie.
