Wynajem pokoju w hotelu, czy to w opcji RO, czy BB lub szerszej, zawsze opiera się na umowie zawartej pomiędzy obiektem a Gościem. Najczęściej występuje ona w postaci obecnego w każdym hotelu regulaminu, który określa ogólne warunki rezerwacji oraz przyszłego pobytu Gościa w obiekcie. Znajdują się w nim między innymi informacje dotyczące zagwarantowania rezerwacji za pomocą preautoryzacji karty kredytowej lub przedpłaty w postaci zaliczki, lub zadatku.
Zaliczka, czy zadatek?
W umowach korporacyjnych i potwierdzeniach rezerwacji indywidualnych pojawia się często konieczność dokonania przedpłaty w celu zagwarantowania założonej rezerwacji. Może być ona określona mianem zaliczki lub zadatku. Czym się różnią?
Zaliczka to zapłata części ceny, której wysokość zostaje odjęta od ostatecznej zapłaty. W przypadku rozwiązania umowy przez którąkolwiek ze stron lub jeśli nie dojdzie do jej wykonania z innych przyczyn, wpłacona zaliczka podlega zwrotowi w całej kwocie. To mniej sformalizowana forma przedpłaty, zapisy o zaliczce nie występują w Kodeksie Cywilnym. Jeśli w umowie nie pojawia się jasne określenie, że dana przedpłata jest zadatkiem, uznaje się ją automatycznie za zaliczkę.
Zadatek to także zapłata części ceny, a jego wysokość zostaje odjęta w rozliczeniu. W tym jednak przypadku, w razie gdy Gość zrezygnuje z rezerwacji, hotel nie ma obowiązku zwrócenia wpłaconej kwoty. To bardziej sformalizowana forma przedpłaty, uregulowana w przepisach Kodeksu Cywilnego.
Zarówno zaliczka, jak i zadatek nie stanowią przychodu do momentu zrealizowania umowy. Księgowane są dopiero na podstawie faktury końcowej.
Księgowanie przedpłat – koszmar księgowości.
Przedpłata, jak sama jej nazwa wskazuje, wpłacana jest jeszcze przed wykonaniem usługi, czyli przed przyjazdem Gości. Często zdarza się, że rezerwacja, czy to grupowa, czy indywidualna, zakładana jest na długo przed planowanym pobytem. I to tutaj właśnie zaczynają się schody.
Według polskiego prawa, każda taka wpłata wymaga zaksięgowania i naliczenia z niej zaliczki na podatek dochodowy. Większość hoteli nie ryzykuje płacenia podatku od zaliczki na zarezerwowany pobyt przed terminem przyjazdu Gościa. W końcu zawsze może się on rozmyślić i zrezygnować z pobytu, a wtedy wpłatę należy mu zwrócić, co to generuje niepotrzebne zamieszanie. Zwłaszcza, że istnieje możliwość zaksięgowania wpłaconej zaliczki nie w bieżące przychody, a na koncie „przychodów z przyszłych okresów”, czyli tak zwanych kontach zespołu „8”. Wtedy nie ma konieczności naliczenia zaliczki na podatek dochodowy od wpłaconej przez Gościa kwoty.
Z jednej strony jest to dobre rozwiązanie, z drugiej jednak, przyprawiające księgowość o ból głowy. Przychody znajdujące się na koncie zespołu „8” trzeba bowiem kiedyś przeksięgować na konta zespołu „7”, czyli w przychody bieżące, które już normalnie podlegają naliczaniu zaliczki na podatek dochodowy.
To w tym właśnie momencie rozpoczyna się koszmar księgowości. W praktyce bowiem wygląda to tak, że najczęściej księgowa dostaje listy nierozliczonych jeszcze zaliczek oraz rozliczonych po zakończonych pobytach i ręcznie przegląda, weryfikuje i odhacza która zaliczka powinna zostać przeksięgowana w bieżące przychody, a która jeszcze nie.
A gdyby istniał prostszy sposób? System, który potrafi zgodnie z przepisami wystawiać, śledzić, rozliczać, a na koniec księgować przedpłaty?
Istnieje! System hotellion, jako produkt stworzony stricte na polski rynek, został wyposażony w moduł księgowania, stosujący dokładnie przepisy polskiego prawa skarbowego. Samodzielnie określa, które przedpłaty powinny zostać przeksięgowane w bieżące dochody w każdym dniu tygodnia, także w niedziele czy święta. Dzięki temu likwiduje w księgowości ogromną część pracy, która dotychczas musiała być wykonywana w większości ręcznie.
Z systemem hotellion faktury przedpłatowe, faktury rozliczające i rozliczenia zerowe nie spędzają już snu z powiek księgowości.
hotellion to nowoczesny system PMS pozwalający na najbardziej wydajne zarządzanie hotelem. PMS Labs, twórca hotelliona, od 27 lat specjalizuje się w zwiększaniu wydajności i wyzwalaniu potencjału firm i hoteli poprzez zastosowanie rozwiązań informatycznych, które usprawniają zarówno zarządzanie, jak i codzienną pracę szeregowych pracowników. Firma ma za sobą setki wdrożeń, a dla dziesiątek firm stale korzysta z usługi wsparcia. Lista firm, dla których PMS Labs pracuje, obejmuje znane na całym świecie marki. Wdrożenia oparte są tylko i wyłącznie na własnych rozwiązaniach oraz solidnych i doświadczonych partnerach, oferujących najlepsze rozwiązania na rynku. hotellion to profesjonalny program do zarządzania hotelem powstały na bazie doświadczeń menedżerów pracujących w najlepszych polskich hotelach. Więcej informacji na www.hotellion.pl lub pod nr telefonu +48 32 279 22 50.
